La charge initiale du poste est répartie de manière égale entre les deux chaires « IA de confiance et Responsable » et « IA et optimisation pour les mobilités ».
A ce titre, vous assurez les missions principales suivantes :
* Organiser et coordonner l'ensemble des activités des projets en lien avec la porteuse des chaires « IA de confiance et Responsable » et « IA et optimisation pour les mobilités »; en assurer le suivi et la gestion financière.
* Élaboration et suivi du budget réel et prévisionnel des projets en utilisant les données de recensement de la direction des affaires financières (DAF).
* Accompagner les institutions académiques, les mécènes et la porteuse dans la gouvernance des projets : organisation des comités de pilotage (trimestriels) et des comités d'orientation et d'évaluation (CEO annuels), rédaction des comptes rendus de ces comités, réalisation des différents supports.
* Prospecter de nouveaux partenariats, puis mener les discussions budgétaires et feuilles de routes.
* Assurer la coordination des activités et de la vie des différents projets en sein de l'équipe ORAILIX (conventions de stage, demandes d'embauche, commandes, achats, missions, réunions etc.), en concertation avec les équipes administratives du DIX et du LIX.
* En concertation avec les équipes administratives, organiser et coordonner les aspects logistiques des évènements scientifiques en interne ou en externe en lien avec les participants et les intervenants, gestion des prestations (colloques, séminaires, workshop, écoles d'été, petit déjeuner.).
* Organisation de prestations externes pour les collaborateurs avec respect du budget. Gestion de projet évènementiel : rédaction brief, suivi et respect des deadlines, coordination des prestataires (graphiste, agence, prestations event/traiteur)
* Organiser l'invitation et l'accueil des enseignants chercheurs internationaux.
* Organiser et coordonner les aspects logistiques (salles, participants, données, communication.) des écoles d'été, hackatons, datacamps ou challenges type kaggle en lien avec les mécènes et la porteuse de projet
* Contribuer au suivi du budget mensuel et annuel prévisionnel et à sa révision en lien avec la responsable scientifique des chaires, et la direction financière (DAF) et la responsable des partenariats des chaires pour la mise en place des CEO.
* Réalisation et suivi d'un tableau de bord avec KPI's afin de suivre la performance des différents projets, actualisation des roadmaps projet, vulgarisation des métriques auprès de mécènes en Copil et CEO.
* Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs des activités des projets et en assurer le suivi.
* Coordonner l'élaboration des rapports à destination des partenaires institutionnels des projets et autres demandeurs.
* Définition de la stratégie de communication et assurer la communication sur les activités des projets en lien avec les différents services concernés, notamment la responsable des partenariats chaires et la direction de la communication (Linkedin, mise à jour des sites web).
Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.
L'École polytechnique s'engage à un recrutement favorisant l'égalité, la diversité et l'inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle.).
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