Alternant coordination séminaire événementiel h/f

Description du poste



Métier

Métiers sur site - Séminaire

Contrat

Alternance_Abs

Temps de travail

Temps complet

Intitulé du poste

Alternant coordination séminaire événementiel H/F

Description de la mission

Sous la responsabilité du Responsable de Service, vos missions seront les suivantes (liste non exhaustive) :
Accueil :
Reprise des dossiers B2B / MICE contractés préalablement par la responsable groupes et séminaires et veille de la bonne réalisation sur le terrain ;
Prise en charge des tâches préalables à l'organisation des événements ;
Information des différents intervenants internes et externes ;
Demande de devis auprès des partenaires ;
Rédaction de devis, du programme synoptique, de fiche de facturation, de projet de facture pour chaque event. ;
Rédaction de la BEO qui regroupe toutes les informations importantes au déroulement du séminaire ;
Planification des prestations ménage, des mises en place, des activités avec nos partenaires et de la facturation après événement ;
Vérification des réservations de cottages, des réservations des restaurants... Vérification de la conformité à la demande du client ;
Accompagnement en amont et sur le terrain de chaque prestataires extérieur pour les différentes animations (DJ, fleuriste, magicien...).
Suivi des événements :
Anticipation et contrôle des étapes importantes du programme de l'événement préalablement validé avec les clients pour l'optimisation et la fluidité du déroulé de l'agenda. (suivi des rooming list, participation aux events meetings, vérification auprès de nos partenaires restaurateurs, palier aux demandes last minute...)
Suivi de clientèle :
Suivi étroit et discret de l'évolution terrain des évènements ;
Disponibilité pour toute demande last minute ou ajustement du programme ;
Respect de l'agenda et de la satisfaction de vos interlocuteurs.

Terrain :
Participation à la vie opérationnelle du département par une présence lors de tous les événements ;
Représentation de Center Parcs Villages Nature Paris dans les échanges avec la clientèle.

Exigences et contraintes du poste (horaires de travail...)

Disponibilités :
Travail certains week-end
Travail certains jours fériés
Possible travail en soirée

Pourquoi nous rejoindre ?

Villages Nature Paris s'est engagée en faveur de l'égalité des chances. A ce titre, nos postes sont ouverts à toutes les compétences, quelles que soient les différences.

Localisation du poste

Localisation du poste

EUROPE, FRANCE, 77 - BAILLY-ROMAINVILLIERS (Villages Nature Paris)
Critères candidat

Niveau d'études requis

BTS/DUT ou équivalent

Niveau d'expérience requis

0 à 3 ans

Outils Informatiques

Outils informatiques:
Pack office
AS
Open Paris
Leviy

Compétences

Profil requis:
BTS/DUT Tourisme ou Hôtellerie
Rigoureux, organisé, forte aptitude à anticiper et organiser les évènements
Travail de manutention
autonome
Langues : anglais courant
Informatique : bon niveau pack office
Permis B

Langues

Anglais (Correct - Parlé / Ecrit)