Description du poste
Au sein de la cellule Secrétariat-Externalisation du secteur Appuis composée de 3 personnes, le ou la titulaire du poste sera chargé(e), en binôme avec la responsable de la cellule :
- de prendre en charge, dans l'application métier LINGUA, les demandes de prestations (dont urgences des cabinets ministériels) et d'effectuer une pré-étude de ces demandes ;
- de traiter les courriels reçus sur la boîte fonctionnelle du secrétariat ;
- d'assister les services demandeurs si nécessaire et de les informer sur l’état d’avancement de leurs commandes ;
- d'assurer le traitement bureautique (numérisation, mise en forme des textes et tableaux complexes, notamment) des fichiers transmis dans un format non modifiable ;
- d'assurer l'externalisation des prestations linguistiques et le suivi de la boîte fonctionnelle de la comptabilité en cas d'absence de la collègue gestionnaire.
Conditions d'exercice particulières
Multiplicité d'interlocuteurs en interne et en externe.
Grande variété de tâches.
Pics d'activité possibles.
Sens de la confidentialité.
Horaires variables.
Temps souhaité d'exercice sur le poste : 3 à 5 ans.
Description du profil recherché
Le profil recherché est celui d’un(e) assistant(e) polyvalent(e) démontrant un fort esprit d'équipe, ainsi qu'une grande rigueur dans le suivi des dossiers et la gestion des priorités.
Le poste ne comporte pas de tâches de traduction.
Temps Plein
Oui
Autres
Poste ouvrant droit à la NBI
Non
Compétences candidat
Compétences
1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
4. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
5. SAVOIR-FAIRE - Prendre en compte un contexte, une contrainte, une complexité
6. SAVOIR-FAIRE - Rédiger
7. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
8. SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
9. SAVOIR-ÊTRE - Faculté d'adaptation
10. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
11. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation
Niveau d'études min. souhaité
Niveau 4 Baccalauréat
Spécialisation
12. Formations générales
13. Secrétariat, bureautique
Niveau d'expérience min. requis
Confirmé
Langues
Anglais (Intermédiaire ou de suivi)
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