Référence CSP: 2024-1544629
Au sein de la DRAC de Bourgogne-Franche-Comté, l'assistant-e de direction est placé/e auprès de la Direction, sous l'autorité directe de la directrice/du directeur
En lien avec la directrice, le directeur adjoint, le secrétaire général et les différents services de la DRAC :
Il/Elle gère l'agenda électronique de la directrice, priorise les rendez-vous et organise les déplacements (y compris visites ministérielles), rendez-vous et réunions (bilatérales avec préfets et élus notamment) : il/elle sollicite les contributions des services et le met si besoin en forme, s'assure des conditions logistiques (transports, parkings, réservations diverses.) quotidiennes ;
Il/Elle s'assure de la représentation de la DRAC (au sens organique) aux rendez-vous importants;
Il/Elle assure l'interface entre la DRAC, le ministère (dont le Cabinet de la Ministre), le SGAR, les préfectures, les collectivités territoriales, les autres directions régionales, les acteurs culturels: il/elle mobilise des informations pertinentes auprès des services, en réponse aux commandes et sollicitations. Il/elle assure les relances auprès des services et le suivi.
Il/Elle participe aux réunions du CODIR, prépare les ordres du jour et rédige les comptes rendus/ relevés de décisions
Il/Elle traite, collecte et diffuse des informations internes et externes ; rédige des courriers, des notes, des comptes rendus de réunion, des relevés de décisions et assure une veille sur les dossiers signalés ou faisant l'objet d'une actualité.
Activités de secrétariat:
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs, filtrage des appels,
- Enregistrement et traitement des courriels du secrétariat de direction, archivage
- Enregistrement du courrier pour la Direction et répartition dans les différents services, copies éventuelles et archivage, y compris sous le logiciel MAARCH
- Enregistrement du courrier départ de la Direction, copies éventuelles et archivage
- Suivi des parapheurs soumis à la Direction par les services
- Gestion des frais de déplacements de la Directrice/directeur (sur Chorus DT)
- Gestion des congés de la Directrice régionale
- Gestion des fournitures pour la Direction
En cas d'absence ou d'empêchement de l'assistant de direction en binôme (placé auprès du directeur régional adjoint et du secrétaire général), il/elle le/la supplée.
En l'absence de l'agent du service des affaires générales, il/elle peut être amené-e à assurer la navette avec le service courrier de la Préfecture de région et à enregistrer les courriers dans l'application MAARCH.
L'assistante de direction sera suppléé/e par un/e autre assistant/e pendant ses absences pour congé, formation et maladie.
Une montée en compétence sur les différents domaines sera effective par compagnonnage et/ou formation.
Experience: Expérience exigée de 2 An(s)
La culture est un formidable vecteur de cohésion sociale, d'ouverture sur le monde, d'épanouissement personnel et de rayonnement. L'ambition du ministère de la Culture consiste à la promouvoir, la développer et la rendre accessible au plus grand nombre. dans ses formes les plus diverses.En intégrant les équipes du ministère de la Culture, vous contribuerez :à protéger et valoriser la richesse de notre patrimoineà stimuler la création et les œuvres de l'esprità promouvoir la div...
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