Sous la responsabilité du Responsable du Département des Investissements, vous assurez le suivi administratif complet des opérations de construction et de réhabilitation, de leur préparation jusqu'à leur clôture, en lien avec les Responsables de Programmes et les Conducteurs d'Opérations.
Maillon essentiel de l'équipe, votre rigueur et votre fiabilité dans le traitement des vos missions permettent de contribuer au bon déroulement des projets.
Vous serez en outre chargé(e) de missions spécifiques auprès du Directeur des Investissements qui vous déléguera l 'organisation de réunions internes ou externes et des présentations spécifiques pour les instances de gouvernance ( Conseil d'Administration).
Possibilité d'évolution vers un poste durable - Télétravail possible selon accord en vigueur
Vos futures missions :
En appui des Responsables de Programmes, et des Conducteurs d'Opérations, vous assurez un suivi et traitement administratif des opérations inscrites au plan de charge :
Lancer les consultations aux entreprises et participer à l'analyse des offres.
Réaliser les enquêtes auprès des locataires.
Suivre la facturation des opérations, les bons de
commandes/travaux et le circuit de validation des factures.
Rédiger et mettre en forme différents courriers et notes en support à l'équipe.
Coordonner les dossiers d'assurances (DO) et pièces techniques associées ainsi que certaines autorisations administratives
Réaliser le dossier convention APL, échanger avec le service instructeur, diffuser la convention APL en interne, assurer le suivi de l'inscription au livre foncier des conventions APL
Contribuer aux dossiers spécifiques : CEE, certifications, Trackdéchets...
Missions spécifiques (=1/3 du temps) :
Organiser les réunions internes et externes :
- Comités d'Engagement (CODIP, réunions DIP)
- Réunions publiques ( mairies et associations locataires)
- Visites annuelles DIP
Réaliser des présentations de documents spécifiques (Bilan annuel de la DIP, présentation au Conseil d'Administration)
Suivi et diffusion des réclamations de la DIP et des BT hors et sur marché (tableau de bord)
Profil attendu :
Une forte motivation pour la fonction et ses activités,
Capacité à traiter et à coordonner en autonomie des interlocuteurs variés (internes/externes) en mode projet,
Très bonne maîtrise des outils bureautique (Word, Excel et PPT) intérêt pour les nouveaux outils collaboratifs,
Rigueur, sens de l'organisation et gestion des priorités
Capacité à piloter plusieurs dossiers simultanément avec fiabilité,
Aisance dans la gestion administrative et le suivi des données,
Bon relationnel et sens du service,
Esprit d'équipe et capacité d'adaptation,
Capacité d'anticipation et de coordination transverse avec des interlocuteurs variés
Qualités rédactionnelles et capacité à structurer et fiabiliser l'information (reporting, supports, comptes
rendus)
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