Chargé administratif h/f

Les missions en bref …

Le Département des Yvelines engage une refonte de son action sociale, visant à repenser l’accompagnement des personnes, d’une part en renforçant la fonction d’accueil, en réalisant une pré évaluation globale pouvant permettre un traitement immédiat des situations qualifiées de simples, d’autre part en définissant une référence de parcours et en formalisant l’accompagnement mis en œuvre à l’appui d’un projet global d’accompagnement social élaboré avec la personne, précisant les objectifs visés, les démarches à entreprendre et leurs échéances, les engagements de chacun et les partenaires à mobiliser.

Le chargé administratif, assiste le chef de service d’action sociale, il aura pour missions principales et non exhaustives :

1. Prendre en charge l’organisation administrative des dossiers spécifiques : secrétariat du FSL/ASLL, aides financières, suivi de dépenses dans le cadre de la Dotation Sociale Globale
2. Veille au respect des échéances.
3. Rédiger des notes de synthèses, des courriers.
4. Créer et tenir des tableaux de bords (suivis d’activités, indicateurs).
5. Faciliter la coordination de l’action des professionnels et des partenaires concernés. Dans le cadre du fonctionnement du service d’action sociale :
6. Assister le chef de service : gestion des agendas, organisation des réunions, rédactions de courriers et de comptes rendus de réunions, élaborations de rapports.
7. Elaborer et renseigner les outils de gestion / de pilotage.
8. Relayer les informations et instructions relatives à l’organisation du secteur.
9. Gérer le bon fonctionnement du service : gestion des congés et des plannings (permanences d’accueil…).
10. Assurer une veille documentaire et juridique.
11. Apporter un soutien technique et un accompagnement aux assistants administratifs.
12. Accueillir et participer à la formation des nouveaux professionnels.
13. Assurer la planification et le suivi des ordres du jour des différentes instances.
14. Traiter et suivre la gestion budgétaire du Pôle.

Dans une dynamique de modernisation des services, le Département engage une démarche de dématérialisation des dossiers. Le chargé administratif devra avoir une participation active pour la mise en œuvre sur le SAS (gestion des archives).

Le Service d’action social de Poissy est composé d’un Chef de service, 1 assistant du chef de service, 4 Assistantes administratives, 13 travailleurs socio polyvalents et 1 Travailleur social Accompagnement social lié au logement.

Nous intervenons auprès de 2 communes, Poissy et Achères.

Formation (diplômes, certifications, agréments…)

BAC ou BTS en gestion administrative et secrétariat

Savoir-faire

15. Aisance relationnelle et qualité de présentation
16. Respecte des obligations de confidentialité et de discrétion.
17. Sens du travail en équipe
18. Capacités rédactionnelles (prise de note, compte rendu, analyse, synthèse)
19. Gestion des priorités
20. Capacité à rendre compte et alerter
21. Qualité de prise d’initiatives, de recherche et de relai de l’information.
22. Autonomie et organisation
23. Respect des délais imposés par le cadre réglementaire.
24. Maîtrise et aisance à la pratique des outils informatiques (Pack Office et logiciels métiers. Idéalement : SOLIS).
25. Compréhension des modalités d’intervention et des outils départementaux en matière d’action sociale
26. Connaissance générale du cadre législatif et institutionnel de l’action sociale.

Savoir-être

27. Capacité à travailler auprès de différents interlocuteurs et en transversalité
28. Rigueur et méthodologie
29. Dynamisme.
30. Esprit d’initiative et de créativité.
31. Sens de l’accueil, du contact, de l’écoute.
32. Capacité d’adaptation et de prise de recul.
33. Réactivité et gestion des priorités
34. Appétence pour le service public.

AUTRES INFORMATIONS
Poste permanent de catégorie B de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)

Nos atouts

Choisir de travailler à nos côtés, c’est s’engager auprès d’une institution publique combinant innovation, proximité et efficacité, où chacun peut façonner les contours de son poste.

Au-delà d’un statut ou d’un diplôme, ce que nous recherchons ce sont des candidats compétents, ambitieux, créatifs et déterminés, ayant l’esprit d’initiative et un certain sens de l’intérêt général car la richesse et la force du Département, ce sont avant tout ses collaborateurs.

Le Département des Yvelines a à cœur d’offrir des conditions de travail favorables à tous, y compris aux personnes en situation de handicap. Alors si vous êtes concerné, sachez que nos postes sont ouverts au recrutement à toute personne motivée !