Description du poste
Rattaché(e) au Directeur de la Direction Entreprises Ouest, vous assurez les activités de coordination interne de la Direction et contribuez activement à son bon fonctionnement ainsi qu'à la fluidité de ses activités internes.
En tant qu'Assistant(e), vos principales missions sarticulent autour des axes suivants :
- Vie de la Direction
1. Veiller au bon fonctionnement quotidien de la Direction Entreprises;
2. Être le point de contact interne pour toute question logistique, administrative ou organisationnelle;
3. Accompagner les évolutions du dispositif notamment RH en coordination avec les membres du Comité de Direction de la Direction Entreprises (recrutement/départ collaborateurs, structure commerciale, équipement collaborateur, ) ;
- Gestion des agendas de la DE
4. Anticiper les éventuels conflits d'agenda, prise de RDV interne/externe,
5. Etre en lien avec les assistantes COMEX,
6. Gérer les déplacements (priorisation des demandes, gestion des sollicitations externes, notes de frais, etc.)
- Support logistique et administratif
7. Suivre les commandes déconomat et les demandes dintervention logistique ou immobilière.
8. Gérer le processus de commande, de facturation et de règlement des prestations externes via Easy.
9. Suivre le budget de fonctionnement, la flotte de véhicules, les délégations/pouvoirs, et les visites médicales.
- Gestion des accès et documentation
10. Contrôler et mettre à jour les habilitations informatiques (accès aux outils, répertoires partagés et mise à jour des procédures dhabilitation).
11. Rédiger et suivre les pouvoirs et délégations des collaborateurs de la Direction Entreprises
- Organisation et animation interne
12. Actualiser Organigramme & PTF, Cartes de démarche, Trombinoscope
13. Gérer les bonnes pratiques documentaires (archivage et capitalisation de nos missions)
14. Etre force de proposition sur lanimation déquipe et le bien-être collectif.
15. Contribuer à la communication interne et externe
16. Organiser divers Comités, Plénières festive et non festive, Codir, etc.
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