Secrétaire médical / secrétaire médicale (h/f)

MISSION GÉNÉRALE
En l'absence de médecin coordonnateur, la secrétaire médicale assure la continuité administrative et organisationnelle de l'activité médicale de l'établissement. Elle prend en charge l'ensemble des tâches administratives médicales afin de garantir le bon fonctionnement du suivi des résidents, la coordination avec les intervenants de santé extérieurs et la gestion des rendez-vous médicaux.
Elle n'exerce aucune mission médicale ou clinique : son rôle est strictement administratif, organisationnel et de coordination.
ACTIVITÉS ET TÂCHES DÉTAILLÉES
3.1 Gestion administrative des dossiers médicaux des résidents
- Constitution, mise à jour et archivage des dossiers médicaux des résidents dans le logiciel métier TITAN
- Saisie et suivi des données administratives médicales : antécédents, traitements, allergies, directives anticipées
- Préparation des dossiers d'admission médico-administratifs en amont de l'entrée du résident
- Suivi administratif des dossiers ALD, demandes et renouvellements MDPH
- Gestion administrative des hospitalisations : courriers de liaison, coordination des retours, récupération des comptes rendus
- Transmission des documents médicaux dans le respect strict du secret professionnel

Prise en charge et gestion des rendez-vous médicaux des résidents
- Recensement et centralisation de l'ensemble des besoins de rendez-vous médicaux des résidents (consultations de spécialistes, examens biologiques, imagerie, cardiologie, ophtalmologie, dentiste, podologue.)
- Prise de rendez-vous auprès des cabinets médicaux, hôpitaux, centres de soins et plateaux techniques
- Tenue et mise à jour d'un calendrier partagé des rendez-vous médicaux des résidents
- Information des familles et représentants légaux : date, lieu, objet du rendez-vous, préparation éventuelle requise
- Organisation du transport sanitaire : demande de VSL, ambulances, coordination avec les familles ou les proches
- Transmission à l'équipe soignante des consignes de préparation du résident avant chaque rendez-vous
- Récupération, tri et intégration dans le dossier médical des comptes rendus de consultation et résultats d'examens
- Relances en cas de comptes rendus non reçus ou de rendez-vous non honorés
- Priorisation des rendez-vous en lien avec le cadre de santé selon l'état de santé des résidents
3.3

Lien avec les médecins traitants et intervenants de santé
- Interface téléphonique et écrite avec les médecins traitants libéraux intervenant dans l'établissement
- Coordination des visites médicales : planification, information de l'équipe soignante, préparation des dossiers
- Réception, tri et transmission des courriers médicaux, résultats et prescriptions aux équipes concernées
- Gestion de la messagerie médicale sécurisée (MSSanté) : réception et orientation des messages
- Relation avec les hôpitaux, spécialistes, pharmacies, laboratoires et services d'imagerie
Soutien à la direction et à l'équipe soignante
- Rédaction et mise en forme de courriers administratifs médicaux pour la direction
- Participation aux réunions pluridisciplinaires ; rédaction et diffusion des comptes rendus
- Contribution à la traçabilité documentaire et aux démarches qualité liées à l'activité médicale
- Signalement au directeur de toute situation nécessitant une décision médicale ou relevant d'un médecin
COMPÉTENCES REQUISES
Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messagerie électronique
- Connaissance des logiciels de gestion médico-sociale (Net Soins, Titan, Résid'EHPAD, etc.)
- Maîtrise de la terminologie médicale pour la compréhension et la gestion des documents
- Connaissance des circuits administratifs de santé : ALD, MDPH, hospitalisations, transports sanitaires
- Maîtrise des règles de confidentialité, RGPD et secret médical
- Qualités rédactionnelles solides
Compétences comportementales
- Discrétion absolue et sens des responsabilités dans un contexte sensible
- Grande autonomie et capacité à gérer les priorités