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Assistant(e) affaires réglementaires - cdi- f/h

Toulouse
CDI
Pierre Fabre Group
Publiée le 9 octobre
Description de l'offre

Your mission

Nous recrutons au sein des Affaires Réglementaires Monde à Boulogne ou Toulouse, un(e) Assistant(e). Vous jouerez un rôle clé dans le soutien à la direction du département et serez un pilier dans l'harmonisation des processus techniques, organisationnels, administratifs et logistiques au sein de l'équipe des assistantes, contribuant à la fluidité et à l'efficacité de cette équipe et du département.

Vous assisterez le Directeur des Affaires Réglementaires Monde ainsi que le responsable du pôle Opérations et les collaborateurs de ce pôle. Vous collaborerez avec les assistantes des pôles du département pour l'harmonisation des processus techniques, organisationnels, administratifs et logistiques.

Votre rôle au sein d’une entreprise pionnière en pleine expansion :

En tant qu’Assistante du Directeur du département des Affaires Réglementaires :

1. Assurez l'appui logistique à la Direction dans l'organisation de son emploi du temps (Gestion de l'agenda, rendez-vous / réunions, déplacements, suivi messagerie)
2. Réalisez les tâches administratives pour la Direction du Département:Suivi du budget de la directionConsolidation et communication des mouvements des collaborateurs du département, mise à jour de l’organigramme, gestion des nouveaux arrivants du pôle, création des accès, accueil…Interface entre le Directeur et les équipes ainsi qu’avec les autres fonctions de l'entreprise, pour les points relatifs à l'organisation et à la gestion de la direction et les dossiers techniques. Alerte sur d'éventuels retards ou problèmes intervenants dans le suivi des dossiers du département.Participation au suivi et à la mise en œuvre de certains processus administratifs en agissant par délégation de ce dernier.
3. Assurez la gestion des courriers en provenance de l’ANSM ou d’une Autorité de santé et /ou à l’attention d’un pharmacien responsable selon la procédure en vigueur.

En tant qu’Assistante du pôle Opérations Réglementaires (Reg Ops)

4. Assurer le support administratif du pôle,
5. Organiser les réunions, séminaires, déplacements, les inscriptions aux formations et congrès,
6. Gérer les nouveaux arrivants du pôle, création des accès, accueil,
7. Contribuer à la gestion des prestatairesGérer le budget, demandes d’achat, bons de commande, réceptions, …Suivi des facturesGérer les contrats
8. Assurer la gestion d’autres tâches administratives liées au pôle

En tant que membre des AR Monde

9. Participer aux réunions mensuelles et annuelles
10. Contribuer au développement et au déploiement du métier et des interactions de celui-ci avec les autres métiers de l'entreprise (partage d'expérience, rédaction de procédures ...)
11. Orienter les cas de vigilance portés à sa connaissance vers les personnes habilitées à la PV et s'assurer de la prise en compte de ces cas.
12. Orienter les réclamations qualité et éventuels cas de contrefaçon portés à sa connaissance aux personnes concernées et s'assurer de la prise en compte de ces cas
13. Selon les priorités et urgences du département Affaires Réglementaires Monde, le Directeur des AR Monde peut être amené à solliciter l’assistante sur d'autres missions que celles décrites ci-dessus ou à intervenir dans un pôle.

En intégrant notre équipe, vous aurez l'opportunité de travailler dans un environnement dynamique et collaboratif, où votre expertise sera valorisée et où vous pourrez contribuer activement à l'amélioration continue et à la réussite collective. Si le domaine des affaires réglementaires vous intéresse et que vous souhaitez évoluer dans un cadre stimulant, ce poste est fait pour vous !

Ce poste est compatible avec du télétravail jusqu’à 2 jours par semaine après la période d’essai.

Nous offrons un package rémunération/avantages attractifs : Intéressement, participation, Actionnariat Pierre Fabre avec abondement, Mutuelle santé et prévoyance, 16 RTT en plus des CP, participation transport collectif, CE très attractif…

Who you are ?

Vos compétences au service de projets novateurs :

BTS assistante de manager ou support à l’action managériale ou DUT GEA ou expérience équivalente acquise

Expérience d’assistanat d’au moins 5 ans

Connaissance d’au moins un outil de gestion de commande (exemple SAP, Ariba)

Connaissances en gestion financière

Très bonne maîtrise des logiciels bureautique microsoft office : word, power point, teams, SharePoint, …

Excellente maîtrise d’Excel. Aisance (Aptitude, habileté, facilité, compétences) à travailler avec des chiffres

Anglais courant (oral et écrit)

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