Secrétaire médicale service des urgences - h/f

Le poste

Statut : Titulaire/CDI/CDD Catégorie : B / C

Organisation du travail :

- Poste à temps plein ; base 37 h30

- Amplitude horaire : travail en 12 h : amplitude d’ouverture de l’accueil 7 j/7 et 24 h/24 (7 h – 19 h et 19 h – 7 h) et amplitude d’ouverture du secrétariat du lundi au vendredi (8 h – 20 h)

- Repos variable ; travail en horaires décalés, nuits, week-ends et jours fériés

- Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l’organisation du service.

Lieu de travail : pôle Anesthésie, Réanimation, Urgences - Service des urgences

Déplacements liés à la fonction : oui q non q

Suppléance (le cas échéant) :

Position dans la structure - Relations hiérarchiques

- Cadre de santé de proximité

- Direction des Ressources Humaines personnel non médical

Position dans la structure - Relations fonctionnelles

· Partenaires internes :

Equipe paramédicale (IDE, AS, ASH, brancardier… )

SAMU – Centre 15

Praticiens du service et de l’établissement

Point d’accueil et d’encaissement

Différents services de l’établissement

Services supports (services techniques, DSI, DAM…)

· Partenaires externes :

Médecins généralistes, spécialistes et paramédicaux libéraux, prestataires de service

Ambulances privées

Sapeurs-pompiers

Organisme judiciaire

Autres établissements de santé et médico-sociaux

Services de soins externes à l’établissement

Missions du service

Le service des urgences a pour mission principale de fournir une prise en charge de toute personne nécessitant des soins urgents 24 heures sur 24 et tous les jours de l’année.

Il comprend deux secrétariats distincts :

· L’accueil des urgences

· Le secrétariat administratif avec la gestion du Service d’Hospitalisation de Courte Durée

Une mobilité est attendue sur les deux postes de travail.

L’environnement de travail, lié au contexte d’urgence, avec la sollicitation physique ou téléphonique des patients, des usagers et des professionnels de santé nécessite une capacité à résister au stress et à prioriser les actions.

Missions spécifiques du poste

· Missions principales :

ACCUEIL DES URGENCES :

§ Accueil physique des patients autonomes (piétons) et des patients transportés par un tiers (ambulances) en collaboration avec l’infirmière et le médecin d’accueil et d’orientation du service des urgences.

§ Gestion et accompagnement des familles présentes dans la salle d’attente en lien avec les équipes soignantes. Déplacement possible dans les secteurs.

§ Enregistrement informatique et constitution du dossier administratif des patients dès l’arrivée, dans le strict respect des consignes notamment d’identito-vigilance.

§ Gestion des appels téléphoniques des urgences.

SECRETARIAT ADMINISTRATIF :

§ Accueil physique et téléphonique des usagers : identification et recensement de leurs besoins et attentes.

§ Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité.

§ Gestion médico-administrative et informatique des dossiers patients.

§ Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion, archivage).

§ Tenue à jour du dossier patient.

§ Saisie des données liées à l'activité médicale (codage).

· Missions spécifiques en lien avec la qualité :

Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance

Participer à l’amélioration des pratiques professionnelles

Participer à des groupes de travail

Participer à la rédaction et à l’amélioration des procédures

Participer à la mise en place de nouvelles activités

· Autres missions spécifiques :

Former et encadrer les stagiaires et le personnel affecté au secrétariat du service

Commande de produit inhérent à la fonction (reprographie, fournitures de bureau, cartouches)

Former et encadrer stagiaires et nouveaux arrivants. Transmettre ses connaissances

Activités

· Accueil et prise en charge des usagers :

- Accueil physique et téléphonique des personnes.

- Recueil des informations administratives nécessaires à la constitution du dossier patient.

- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’Identitovigilance.

- Collaboration avec l'équipe médicale et paramédicale.

1. Gestion administrative des dossiers :

- Création et mise à jour des dossiers médicaux.

- Saisie des informations dans le logiciel de gestion hospitalière.

- Vérification des droits de prise en charge (carte vitale, mutuelle, AME, CMU, etc.).

- Transmission des dossiers aux services concernés.

2. Interface avec les professionnels de santé :

- Collaboration étroite avec le personnel médical et paramédical pour la fluidité de la prise en charge.

- Transmission d’informations utiles aux soins dans le respect du secret médical.

3. Application de la réglementation relative à la communication des informations médicales :

- Saisie et mise en forme des comptes rendus, courriers et certificats si demandé.

- Gestion des dossiers médicaux : tenue, préparation, classement, archivage, numérisation…

- Traitement des mails, courriers, dossiers, documents dans son domaine (tri, traitement et numérisation ou diffusion ou archivage)

- Traitement des demandes de duplication des dossiers patients (demande de dossier, plainte et réclamation).

· Commandes et tenue des stocks des fournitures de bureau

Risques professionnels

- Risques psycho-sociaux : charge mentale importante, stress, conflits relationnels, épuisement professionnel

- Risques biologiques : contacts indirects avec des agents infectieux, transmission croisée.

- Risques musculosquelettiques (TMS) : travail sur écran (fatigue visuelle), posture statique prolongée, gestes répétitifs, ergonomie du poste de travail…

- Risques liés à l’environnement de travail : nuisances sonores…

- Risques organisationnels : délais à tenir dans le cadre des missions en lien avec les admissions des patients.

- Risques liés à la confidentialité et à la responsabilité : erreur de saisie, données sensibles…

Profil recherché

Compétences

(Issues du répertoire des métiers de la FPH)

- Savoir-faire :

Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnel

Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles

Accueillir et accompagner des stagiaires et nouveaux arrivants

Travailler en équipe / en réseau

Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire

Elaborer, adpater et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone

Utiliser l’outil informatique et les différents logiciels métier

Gérer ses émotions, son stress

Respecter les délais de transmission des courriers médicaux

Evaluer la pertinence/la véracité des données et/ou informations lors de l’accueil administratif, du consultant et/ou hospitalisé

- Savoir être :

Rigueur et sens de l'organisation

Discrétion et respect de la confidentialité

Sens du service public et de l'intérêt général

Capacité à travailler en équipe

Adaptabilité et réactivité (empathie, patience et écoute active)

Qualités relationnelles

Capacité à gérer les situations d’urgence et de stress

Autonome et organisé

Ponctualité

Conditions d’accès au poste

· Diplôme requis :

BAC ST2S

BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

· Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée :

Formation / expérience professionnelle dans le milieu médical exigée

Connaissance de la bureautique

Connaissance de l'environnement médical