Gestionnaire administratif h/f

Assurer le secrétariat :
- courriers, gestion des appels, convocations, comptes rendus et participer aux réunions en fonction des besoins.
- établir les déclarations obligatoires (Préfecture, Jeunesse et sport.) et tenir à jour le registre spécial, la listes des administrateurs.
- participer à la mise en œuvre et au suivi des certains dossiers : personnel, communication, petite enfance.

Planifier les réunions des instances de l'association et en assurer l'information :
- Planifier et assurer la transmission de tout document, en accord avec la Responsable RH, des instances du CSE et de la NAO
- Planifier et assurer la transmission de tout document en accord avec la Direction Générale, des Conseils d'administration, Bureaux, Commission permanente.

Participer et assurer le compte rendu de certaines réunions organiser par la Direction Générale :
- Planifier, participer et assurer les comptes-rendus de toutes les réunions organisées à la demande de la Direction Générale : Comités Techniques avec la ville de Reims, Comité Directeur de l'Association, réunions des responsables de l'Espace Apollinaire.

Assurer le suivi et la mise à jour des procédures mises en place dans le cadre de la démarche processus.

Assurer le tutorat de la chargée d'accueil et de communication,

Gérer et assurer le suivi des dossiers avec le service comptable : enregistrement des dossiers via les logiciels des partenaires (Ville de Reims, CAF, Etat.)

Transmettre les informations entre les 14 directeurs de Maison de quartier et l'espace Ressource Apollinaire : Assurer le relais de l'information ainsi que tout document nécessaire entre la Direction Générale, les cadres et les élus de l'Association

Vérifier les échéances administratives en coordination avec les responsables du pôle ressource Apollinaire : éditer tous les mois pour l'ensemble des cadres de l'Association les échéances à venir.