CDD 3 mois reconductible en 6 mois
Dans le cadre du renforcement de l’équipe de direction des Affaires médicales, l’assistant(e) de direction assure, en binôme avec l’assistante de direction déjà en poste, un appui administratif, organisationnel et relationnel auprès de la directrice des affaires médicales et de la directrice adjointe des affaires médicales.
Vous participerez activement à la gestion quotidienne de la direction en assurant notamment :
* La tenue et l’optimisation des agendas (prise de rendez-vous, arbitrage des priorités, coordination des disponibilités)
* L’organisation logistique des réunions, des comités et des déplacements professionnels
* Le traitement, la circulation et le suivi des courriers, dossiers et informations en lien avec les différents interlocuteurs internes et externes (médecins, directions fonctionnelles, ARS, etc.)
* Le suivi administratif de dossiers spécifiques confiés par la direction
* La préparation et mise en forme de documents (notes, courriers, présentations, tableaux de suivi).
Vous travaillerez en coordination étroite avec la première assistante de direction, vous contribuerez à :
* Garantir la continuité de service et la fluidité des activités de la direction
* Favoriser une organisation collaborative, harmonisée et efficace
* Participer à la répartition des missions et à la gestion des priorités selon les besoins et les temps forts de l’activité.
Les activités principales du poste :
* Assurer la réception, le traitement et l’orientation des appels téléphoniques, messages électroniques et courriers internes/externes à l’établissement.
* Gérer les parapheurs, leur circulation et leur suivi.
* Accueillir physiquement les professionnels médicaux et assurer leur orientation ou prise en charge administrative.
* Organiser les prises de rendez-vous : gestion des agendas électroniques, réservation des salles et des prestations associées.
* Organiser les déplacements professionnels (réservations, ordres de mission, justificatifs)
* Préparer et assurer le suivi des dossiers en lien avec les rendez-vous, réunions ou échéances spécifiques.
* Organiser les réunions internes et externes (convocations, logistique, ordre du jour).
* Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, rapports et tout autre document administratif.
* Assurer la gestion administrative et logistique des instances médicales (CME, Conseil Hospitalo-Universitaire, Commission des effectifs, COPS, CMG, etc.) : planification, convocations, ordres du jour, préparation de dossiers, suivi des décisions.
* Suivre les échéances importantes : délais de réponse, production de documents, actions à relancer.
* Assurer le suivi administratif des cumuls d’activité du personnel médical.
* Gérer les données relatives aux chefferies de pôles et de services : désignations, arrêtés, suivi des mandats.
* Organiser le classement et l’archivage physique et numérique des documents (courriers, notes, mails, rapports…).
Vos conditions particulières d'exercice :
* Amplitude horaire de 7h40
* Plage horaire : 08h30 - 17h00
Vos avantages :
* Parcours d’intégration, de formation, d’accompagnement professionnel au travers de la mutation et de la promotion professionnelle
* Idéalement situé à proximité de commerces
* 28 CA + RTT (possibilité de dépôt sur un CET)
* 2 crèches sur le site de Nîmes
* Inscription possible au Comité de Gestion des Œuvres Sociales (CGOS, opérateur gérant l'action sociale en faveur des personnels hospitaliers)
* Points de restauration sur le site de Caremeau : restaurant du personnel, cafétéria (pour les usagers et agents) et distributeurs de repas en barquettes
* Parcours de santé sur le site de Nîmes
* Accessibilité : à 5 min de l’autoroute, 40 min des plages et des montagnes cévenoles, 30 min de Montpellier.
* Desservi par les bus, le trambus T2 (remboursement possible à hauteur de 75% de l'abonnement à un service de transport en commun), application de covoiturage du CHU et parking dédié
* Accès aux vélos en libre-service de Nîmes Métropole "NemoVélo" avec une station présente sur le site de Caremeau
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