Assistante administrative et juridique

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Grille indiciaire de la FPT Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité de la DGS, l’agent :
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif et juridique du service.
- Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l’organisation et ses compétences en collaboration avec le responsable de service.
- Assiste le responsable de service dans l’organisation du travail du service.
- Apporte une aide permanente au responsable de service en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice Missions principales :

-Gestion de l’information, classement et archivage de documents
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Synthétiser et présenter des informations
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation

-Gestion des affaires courantes et du secrétariat du service et des services technique et assainissement + Veille juridique
Rédiger, mettre en forme et mettre à la signature du Président les documents administratifs tels que courriers, conventions, notes, devis, …
Gérer les bons de commandes du service technique et service assainissement + Gérer la procédure mise en place + Gérer les différents devis

-Gestion des sinistres - Assurances
Gérer les déclarations des sinistres et des réclamations
Évaluer les responsabilités
Solliciter des expertises juridiques et techniques
Gérer les relations avec le courtier et les assureurs
Suivre les relations avec les usagers et les indemnisations

-Urbanisme - PLUi
Renseigner les particuliers et le cas échéant les professionnels relatifs au PLUi
Gérer les droits de préemption (DIA)
Gérer, en collaboration avec le responsable de service, les demandes d’urbanismes de la collectivité telles que permis de construire, déclarations préalables, autorisations de travaux, certificats d’urbanismes
Rédiger les documents administratifs divers
Assister la responsable de service dans le suivi administratif et réglementaire du PLUi

-Gestion du parc de logements, garages et ateliers – Flotte automobile
Instruire des demandes de logement
Gérer les documents administratifs
Suivre les locataires entrants et sortants
Gérer les demandes et les réclamations locatives
Gérer les contrats de locations

-Gestion des bâtiments : faire un état des lieux de tous nos bâtiments en collaboration avec le service technique (via le logiciel patrimoine ou via tableau Excel) + assurer la veille réglementaire + assurer le suivi + assurer le suivi des points de livraisons
-Gestion des dossiers de demandes de subventions en collaboration avec la DGS
-Gestion de la publicité des actes fonciers
-Référente EDF
-Veille juridique
-Réalisation des registres de délibérations
Missions annexes :

-Travailler en étroite collaboration avec les autres assistantes administratives du service
-Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité quand l’autre assistante est absente
-Accueil physique et téléphonique du public quand l’autre assistante est absente Profils recherchés Licence Administration publique ou Carrières juridiques
BTS Assistante de gestion PME/PMI ou Assistante de direction ou autres diplômes dans le domaine ou domaine juridique

Savoirs : Connaissances théoriques
Connaissance de l’environnement territorial
Diplôme en droit public
Savoir-faire : Connaissance pratiques
Connaissances administratives et juridiques souhaitées
Connaissance de l’organisation et des compétences des collectivités
Capacité d’analyse et de synthèse
Qualités rédactionnelles
Maîtrise de l’outil informatique
Connaître l’environnement territorial et les acteurs publics
Avoir un sens pointu de l’organisation
Définir des priorités et gérer des urgences
Travailler sur des plages horaires étendues
Savoir-être : Qualités essentielles
Rigoureux
Réactif
Autonome
Discret
Respect du secret professionnel
Polyvalent
Méthodique
Aptitudes relationnelles
Aptitudes au travail en équipe