Agent polyvalent logistique et sûreté – appui aux événements du campus aix f/h

RESPONSABILITÉS :

L'adjoint évènementiel et sûreté est en charge de la planification, de l'organisation, et de la coordination de divers types d'événements en lien avec les prestataires et services sur les sites aixois.
Il sera en charge de :
• Comprendre les exigences et les détails de chaque événement de type colloques, conférences, soutenance de thèse, remise de prix, élections, examens, production cinématographique, etc.
• Réaliser les visites des espaces avec les personnes qui envisage d'organiser un événement sur le site (colloque, conférence, tournage, remise de diplôme, etc.).
• Etudier les besoins, faire établir les devis, assurer le suivi administratif et technique des différents prestataires impliqués sur les événements (restauration, nettoyage, sécurité).
• Coordonner, gérer, organiser, communiquer, sur les différentes interventions nécessaires, pour que les préparatifs soient conforme aux règles d'hygiène et sécurité, auprès du service de logistique et de la cellule location pour le suivi des conventions, les services de maintenances en amont et pendant les évènements.
• Gérer les supports de communication nécessaires aux événements (signalétique, badges, etc.).
• Gérer le logiciel et le matériel de vidéoprotection du site (visionnage en cas de besoin, contrôle, rapports journaliers, maintenance, etc.) en relation avec la DSSD et le prestataire de gardiennage et sureté du campus.
• Contrôler les parcs de stationnement (stationnement prolongé, véhicule non répertorié, etc.).
• Alerter le PC sureté en cas de trouble ou acte de malveillance du fait d'un (des) usager(s) en relation avec le responsable des agents du prestataire de gardiennage et de sureté.
• Prendre en charge et rédiger les déclarations des constats amiables (véhicules et autres) lors d'un sinistre sur le Campus Aixois avec prise de photos si nécessaire et recueil de témoignages, assurer le suivi de dossier avec les assurances et les services tiers.
ACTIVITES SECONDAIRES :
• Transport de personnes : conduite de personnes (gares, SNCF, Aéroport, hôtel, etc.).
• Vie institutionnelle : support logistique des campagnes électorales (transports des urnes, etc.) pouvant amener des dépassements d'horaires.
• Déménagements : déménagements de mobiliers administratifs et pédagogiques.
Contraintes :
• Horaires : Les évènements (colloques, séminaires, manifestations, etc.) peuvent entrainer des horaires décalés (matin, journée, soirée).
• Déplacements : Travailler sur d'autres sites de l'Université.

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous possédez une bonne maîtrise des bases de la logistique : préparation et aménagement d'espaces, gestion du matériel et coordination d'interventions. Vous connaissez bien les règles de sécurité et d'hygiène applicables dans les lieux accueillant du public, ainsi que les principes de prévention au travail.
À l'aise avec les outils informatiques, vous savez utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel, messagerie, outils partagés) et saurez rapidement prendre en main les applications liées à l'organisation (gestion des salles, plannings, etc.).
Vous êtes attentif à votre environnement professionnel et saurez rapidement connaître les différents sites, leurs spécificités et leurs zones à accès réglementé.
Vous savez faire le lien entre différents acteurs : votre hiérarchie, les services internes, les prestataires ou les organisateurs d'événements. Vous veillez au respect des règles de sécurité et accompagnez les équipes dans leur application. Vous savez planifier, anticiper et coordonner les actions pour que les événements se déroulent dans de bonnes conditions.
Curieux et à l'écoute, vous savez vous adapter à des situations variées et parfois imprévues. Vous faites preuve de calme et de discernement face à une difficulté ou un conflit.
Votre sens du service, votre disponibilité et votre esprit d'équipe vous permettent d'apporter un vrai soutien logistique et humain aux activités du campus.
Temps complet – du lundi au vendredi (début de journée 7h/7h30, de préférence)
Rémunération : 1491€ net / mois environ puis 1555€ net / mois environ après un an de contrat
Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN, 13100 Aix en Provence