Gestionnaire administratif f.h

À propos de nous

Organisée autour de 5 campus stéphanois et d’un campus roannais, l’Université Jean Monnet (UJM) accueille près de 20 000 étudiants et 1 500 personnels. L’UJM affirme son identité pluridisciplinaire et propose une offre de formation initiale, continue, en alternance, de niveau bac+3, bac+5 et doctorat.

Le poste à pourvoir est situé sur le campus Tréfilerie et l’agent recruté sera affecté à l'IAE de Saint-Etienne.


Mission

POSITIONNEMENT
Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif de l’IAE et de la responsable du pôle insertion professionnelle.

MISSIONS
Le.a gestionnaire administratif (H/F) travaille au sein du Pôle Insertion professionnelle de l’IAE et assure plusieurs missions.

ACTIVITES
Gestion administrative des contrats d’alternance et des conventions de stage :

- Accompagner les étudiants et les entreprises dans leurs démarches liées aux stages et à l’alternance (cf. questions réglementaires, nature des contrats, calendriers…),

- Assurer la mise en place des contrats et des conventions et leur suivi,

- Assurer le lien entre les entreprises, les CFA, les responsables pédagogiques, les services administratifs de l’IAE et de l’UJM,

- Contribuer à mettre en place et alimenter des tableaux de bords avec des indicateurs,

- Tenir à jour les procédures et modèles de documents liés à la gestion des stages et de l’alternance, afin d’assurer la continuité et la fiabilité des pratiques.

Accompagnement les étudiants dans leur recherche de contrats et de stage

- Assurer un conseil de premier niveau auprès des étudiants en recherche d’alternance ou de stage,

- Travailler en lien avec la chargée d’insertion professionnelle de l’IAE et Cap Avenir pour identifier les besoins en accompagnement spécifique des étudiants,

- Recueillir, rechercher, traiter et diffuser les offres d’alternance et de stage,

- Réaliser une veille sur les évolutions légales relatives aux stages et à l’apprentissage,

- Être facilitateur ou facilitatrice auprès des entreprises.

Appui événementiel :

- Participer à l’organisation logistique et matérielle des événements organisés par la cellule insertion pro (bon de commande, réservation des lieux, installation…),

- Créer les supports de communication et en assurer la diffusion,

- Assurer le suivi administratif avant et après les événements (mesure d’impact, mise à jour des contacts, reporting…).

Missions complémentaires :

- Gérer et alimenter la base de données des contacts professionnels,

- Être en appui au développement et à la gestion du réseau des Alumni,

- Être en appui à la réalisation des enquêtes (devenir des diplômés…) et participer aux enquêtes Qualité.


Profil

COMPETENCES PROFESSIONNELLES

-Avoir une bonne connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur,

-Connaître l’offre de formation de l’IAE de Saint-Etienne.

-Savoir anticiper et avoir le sens de l’organisation.

-Savoir prendre des initiatives et hiérarchiser les priorités.

-Savoir structurer et gérer la confidentialité des informations (exploitation d’un outil CRM).

COMPETENCES OPERATIONNELLES

-Posséder une bonne expression orale et écrite.

-Maîtriser l’environnement bureautique (Word, excel, powerpoint).

-Maîtriser un outil de création graphique (Canva, etc.)

-Capacité à utiliser des outils collaboratifs (Moodle, Webex, Drive, etc.) et les réseaux sociaux (LinkedIn).

SAVOIR ETRE

-Savoir travailler en autonomie et en équipe.

-Avoir le sens du contact et un bon relationnel.

-Être capable de s’adapter aux différents interlocuteurs.

-Être polyvalent.

-Être réactif et procréatif.