À propos de nous
L’Université de Lille, au sein de l’IAE Lille University School of Management, recrute un.e Assistant-e en gestion administrative pour renforcer son Service Qualité et Aide au Pilotage Opérationnel. Vous rejoignez une équipe dynamique et collaborative, engagée dans la qualité des processus et le pilotage efficace des projets.
Mission
Direction / Service : IAE Lille University School of Management
Campus : Site Vieux Lille – 104 avenue du Peuple Belge, LILLE
Type de contrat : CDD jusqu’au 31/08/2026 – Catégorie A (ASI)
La mission
Sous la responsabilité hiérarchique du/de la responsable du service, vous exercez un rôle polyvalent et autonome dans la gestion administrative des projets et du service. Vous intervenez à différents niveaux : coordination, suivi, analyse et accompagnement des équipes.
Activités principales
* Réaliser des activités administratives au sein d’un projet.
* Participer à l’instruction des dossiers complexes et vérifier leur conformité réglementaire.
* Coordonner les aspects logistiques et organisationnels.
* Proposer et concevoir des outils de gestion administrative des processus.
Activités associées
* Réaliser des opérations de gestion courante liées aux missions du service.
* Effectuer une veille d’information adaptée au contexte et suivre l’évolution de la réglementation.
* Participer à l’accompagnement des personnels et à l’animation des réunions.
* Organiser des réunions de travail et rédiger comptes rendus et notes.
* Participer à des groupes de travail en lien avec les activités du service.
Des pics d’activité et des déplacements ponctuels peuvent intervenir dans le cadre de vos missions.
Profil
Vous êtes :
* Diplômé.e d’un Bac+2 minimum, idéalement dans un domaine administratif ou de gestion.
* Capable de travailler dans l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche en management.
* Sensible aux démarches qualité et à la rigueur administrative.
* Maîtrisant l’anglais écrit et oral (B2/C1).
Vos compétences et savoir-faire
* Rédiger rapports, synthèses et éléments de langage.
* Concevoir des tableaux de bord et maîtriser Tableau Software pour les indicateurs.
* Utiliser efficacement les outils informatiques courants : Word, Excel, PowerPoint.
* Créer les conditions favorables à l’organisation de réunions (invitation, ordre du jour, compte-rendu…).
Vos qualités personnelles
* Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation.
* Sens relationnel, capacité à communiquer et rendre compte.
* Discrétion, esprit collaboratif, proactivité et réactivité.
* Appétence pour la gestion de projets et pour les chiffres.
📝 Candidature
Le poste est ouvert uniquement aux agents contractuels.
📅 Date limite de dépôt des candidatures : 30 mars 2026
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