Coordonnateur (trice) des sécrétariats médicaux -

Administratif et technique CDD 3 mois

Date limite de candidature : 30 novembre 2025

Poste

Poste à pourvoir immédiatement, pour un CDD de 3 mois, à Direction des Ressources Humaines – Coordination des secrétariats médicaux. Localisation géographique : PAVILLON 21 – FONDATION SABATIÉ.
- Amplitude horaire : Cadre au forfait : 8 H 00 – 17 H 00 en respectant 39 heures hebdomadaires maximum.

- Organisation du travail : Planifier, organiser et piloter les activités relatives à la gestion des données et informations médico-administratives du patient en animant des équipes de professionnels et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations fournies.
- Cycle : 5x2 du lundi au vendredi.

Qualification initiale et/ou diplôme : Baccalauréat Sciences et Technologies de la Santé et du Social (ST2S) ou équivalent. Expérience confirmée dans le métier de secrétaire médicale.

Liaisons hiérarchiques :
- Le cadre de proximité : Le Directeur des Ressources Humaines
- La Direction Fonctionnelle : La Direction des Ressources Humaines

Liaisons fonctionnelles :
Secrétaires médicales – Praticiens Hospitaliers – Cadres supérieurs de santé – Cadres de santé - Direction du système d’information - Direction des services économiques - Direction des travaux – Direction de la communication – Direction de la Psychiatrie – Département de l’information médicale – Direction des EHPAD - Bureau des admissions – Assistants de gestion.

Activités : lA Coordinnatrice des secrétariats médicaux aura des fonctions transverales et hiérarchique pour les agents du pool

MISSIONS PROPRES :
- Encadrement d’une équipe de 12 personnes Gestion du pool d’aide à distance..
- Elaboration de trames de travail en collaboration avec la cellule du temps de travail pour validation en
Instances.
- Saisie et correction des plannings des agents placés sous son autorité
- Programmation des congés annuels et réunion de concertation.
- Conduite des entretiens d’évaluation et de formation des agents affectés sur le pool.
- Suivi de l’absentéisme et gestion des remplacements sur l’ensemble des secrétariats.

MISSIONS TRANSVERSALES
- Suivi des renouvellements de contrats et envoi des questionnaires d’évaluations.
- Entretiens de recrutements.
- Suivi des recrutements en lien avec les pôles
- Suivi des effectifs des secrétariats médicaux en lien avec les pôles .
- Suivi des demandes de stages.
- Organisation et animation de réunions.
- Rédaction de courriers et comptes rendus de réunions.
- Participation aux différents groupes de travail institutionnels relatifs aux secrétariats médicaux.
- Mise en œuvre des changements organisationnels.
- Réalisation d’études médico-économiques (audits) en lien avec l’assistant de gestion de pôle et le chef de Pôle.
- Archivage des dossiers relevant des secrétariats médicaux.
- Gestion des commandes de matériels pour les différents secrétariats et la coordination des secrétariats
médicaux.
- Référente des évolutions informatiques et formatrice des utilisateurs
- Suivi des dossiers de mise en place des préconisations du service de Santé au Travail pour l’ensemble des
agents des secrétariats médicaux.
- Déplacements multi-sites sur la direction commune.

Profil

Cadre réglementaire :
- Décret n° 2011-660 du 14 juin 2011 portant statuts particuliers des personnels administratifs de la catégorie B de la fonction publique hospitalière.

- Qualification initiale et/ou diplôme : Baccalauréat Sciences et Technologies de la Santé et du Social (ST2S) ou équivalent. Expérience confirmée dans le métier de secrétaire médicale.