Assistant de direction

- Missions et activités principales :

Missions d’assistante de direction et affaires générales du site :

- Accueil physique et téléphonique

- Gestion des agendas du CODIR en lien avec les autres secrétariats de direction

- Gestion des mails (dont suivi des réponses aux demandes des autorités de tutelle) avec rôle de régulateur pour les mails envoyés « A tous »

- Gestion du courrier du bâtiment de la Direction (ouverture et diffusion aux différents interlocuteurs)

- Saisie et diffusion des tableaux de garde des Administrateurs de garde

- Gestion des réservations (véhicules, salles de réunion, matériel informatique)

- Organisation des instances et des réunions

- Rédaction et diffusion de notes d'informations

- Frappe de courriers, préparation de dossiers et power-points

- Rédaction de procès-verbaux de réunions et de comptes rendus d'entretiens

- Classement/Archivage/Photocopies/Reliures

- Mise à jour du site de la FHF pour le site de Vire

- Suivi de certaines conventions

Organisation et préparation des instances pour le site de Vire (Conseil de surveillance et directoire) :

- Réservation et préparation des salles d’instance

- Préparation et envoi des ordres du jour et des dossiers/documents, en lien avec le Directeur général, le président et le secrétaire de l’instance, en veillant au respect des délais règlementaires

- Prise de notes puis rédaction des procès-verbaux des séances et des délibérations du Conseil de surveillance

Organisation et préparation des réunions de dialogue social, de la F3SCT, du CSE et de la CSIRMT :

- Réservation et préparation des salles d’instance

- Préparation et envoi des ordres du jour et des dossiers/documents, en lien avec le président et le secrétaire de l’instance, en veillant au respect des délais règlementaires

- Prise de notes puis rédaction des procès-verbaux des séances

- Mise à jour du tableau des actions à mener (F3SCT et CSIRMT)

- Organisation des groupes de travail le cas échéant

Missions relatives aux relations avec les usagers et à la qualité

- Réception et gestion des demandes de dossiers médicaux en lien avec le Médecin DIM

- Gestion des contentieux - Déclaration des sinistres auprès de la BEAH/RELYENS

- Réception et participation à la gestion des plaintes et réclamations en lien avec la Direction Qualité

- Participation au suivi de certaines conventions

- Saisie des questionnaires de satisfaction de le logiciel Sphinx

Secrétariat du PCME

- Organisation de réunions et rdv pour le PCME et le vice PCME

- Aide à la rédaction de documents