Secrétaire administrative h/f

Notre structure : l'association Compagnons Bâtisseurs Ile-de-France ESS, insertion par l'habitat.

49 salariés, 20 volontaires en service civique et 100 bénévoles. Elle anime 14 Ateliers de Quartier en Ile-De-France et 8 Bricobus. Ces ateliers de bricolage encouragent les habitants les plus modestes à réaliser des travaux d'amélioration de leur logement par eux-mêmes. Chaque atelier bénéficie de l'appui d'une équipe de professionnels (développement social, habitat, bâtiment, animation) salariés.

Votre fonction, en résumé : En collaboration directe avec la Directrice, la Directrice Adjointe et le Gestionnaire Administratif et Financier, vous êtes en charge de réaliser des tâches administratives précises, ainsi que d'aider à l'organisation et au fonctionnement des volets « moyens généraux » et « formations » de l'association.

Placé.e sous la responsabilité de la Directrice Adjointe de l'association, Secrétaire a pour missions :

Secrétariat accueil :

* Assurer l'accueil au sein du siège de l'association 4 jours par semaine (recevoir les courriers et colis, accueillir les personnes qui s'y présentent)
* Organiser et coordonner la transmission et rédaction de documents et d'informations à destination de l'équipe régionale,
* Trier, Classer, saisir et présenter des documents (courriers, attestations, convocation salariée, rapports courants et spécifiques, conventions) pour la structure à l'aide de techniques bureautiques et en particulier du traitement de texte.
* Transmettre ou filtrer les communications téléphoniques/postales/mails et assurer le premier niveau de contact entre la structure et l'extérieur.
* Participer à la vie de la structure (appui à l'organisation de réunions régionales et de l'assemblée générale annuelle)

_ Coordination des moyens généraux_

* Passer les commandes de matériel (informatiques et bureautique) ranger les colis de matériel de bureau dès réception, et mettre sous clé le matériel précieux
* Suivre la flotte de véhicule en lien avec les référents véhicule (déclarations, vignettes, contrôle technique)
* Suivre la flotte de matériel informatique et téléphonie en lien avec la directrice adjointe.
* Être la personne référente en cas de problème sur PC ou téléphone et accompagner le salarié dans sa démarche de réparation.
* Suivre les fournisseurs/ abonnements fluides, assurance, téléphonie, etc. pour les différents locaux de l'association. Envoyer les factures à la comptabilité sur demande.
* Archivage papier et numérique des pièces comptables et administratives

Appui administratif / RH

* Embauches : Mettre en ligne les offres d'emploi et préparer le travail pour la Direction afin de faciliter le traitement des candidats, gérer les documents de base permettant la déclaration de futurs salariés (mutuelle, Urssaf, TR, paie, médecine du travail…),
* Intégration : Gérer l'arrivée des nouveaux salariés (création DUE, rdv médecine du travail, inscription mutuelle, dossier du personnel)
* Suivre et organiser les formations salariées, en collaboration avec la Directrice adjointe, et s'assurer du remboursement des frais par l'OPCO (dossier de remboursement, tableau de reporting, réservation de salle)
* Être en maîtrise des outils de la médecine du travail, de la mutuelle et de la prévoyance afin d'assurer le suivi des situations des salariés
* Préparation des payes : appui de la direction dans la préparation sur l'outil dédié des variables de paie (titres de transports, arrêts maladie, tickets restaurant, etc.) et coordination avec la prestataire paye

Profil et compétences nécessaires :

* Anticiper et apprécier la charge de travail pour la planifier,
* Etre force de proposition et d'organisation,
* Déceler les erreurs et rechercher les sources d'information,
* Coordonner et synthétiser des informations provenant de sources variées,
* S'adapter à des tâches diverses, à un rythme et des méthodes de travail spécifiques,
* Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement de l'association,
* Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées
* Déceler les urgences et définir des priorités
* Maîtrise de Microsoft Office, et compétences en saisie de données.
* Expérience en gestion administrative ou support administratif dans un contexte associatif ou social est un plus.

'Rejoignez notre équipe passionnée pour contribuer activement à la transformation sociale par le biais de l'habitat. Si vous souhaitez faire une différence concrète, n'attendez plus pour postuler et devenir un acteur clé de notre mission'

Les conditions :

* CDI
* Entre 2 550 et 2630 € bruts mensuels selon expérience (CCN de l'animation).
* Poste à pourvoir au 20/03/2026
* Possibilité 80%
* Votre candidature : Lettre de motivation + CV par mail portant la référence « SECRETAIRE_SIEGE_2026_1 »

A compétences égales, nous donnons priorité aux travailleurs handicapés et autres bénéficiaires de l'obligation d'emploi.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 2 550,00€ à 2 630,00€ par mois

Avantages :

* Prise en charge du transport quotidien
* RTT
* Travail à domicile occasionnel

Expérience:

* Secrétariat: 2 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel