Assistant jeunesse, participation citoyenne, services au public et manifestations (f/h)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi La Direction Jeunesse, Proximité et Vie Associative favorise le soutien à la vie associative, assure aux caennais un accès simplifié, direct et de proximité aux administrations, tend à améliorer la qualité de vie quotidienne des habitants, anime la participation citoyenne et favorise le développement social local. Elle est également chargée du suivi des actions socio-éducatives, des actions pour la jeunesse, de la vie étudiante, et des actions pour la prévention de la délinquance.
En son sein, le service ressources contribue à la réalisation des missions et des projets en lien avec la Direction, les chargés de missions et les pôles de vie de quartiers.
Dans ce cadre et sous l'autorité du Directeur adjoint / chef de service ressources, l’assistant jeunesse, participation citoyenne et manifestations a pour mission principale d'apporter une expertise et un appui administratifs, comptables et logistiques aux
chargés de mission participation citoyenne et services au public, jeunesse, et à la coordinatrice manifestations. Missions / conditions d'exercice - En appui aux chargés de mission et à la coordinatrice manifestations, vous coordonnez et gérez leurs agendas (prise de rendez-vous, gestion des priorités…), leurs déplacements.
- Vous assurez l’organisation des réunions avec les élus, la directrice, le directeur adjoint, les partenaires, les associations ou les services (réserver les salles, adresser les convocations et ordres du jour, établir les comptes rendus ou relevés de décision...
- Vous serez amené à réaliser et mettre en forme tous types de documents (comptes-rendus de réunions, courriers, notes, tableaux, diaporamas).
- Dans le cadre de tâches comptables via un logiciel dédié, vous assurez la mise en signature de devis, la réalisation des engagements et des liquidations de prestations ou subventions.
- Vous participez à la préparation et accompagnez les chargés de mission sur le terrain (à leur demande) pour fournir un appui logistique (carnaval étudiant, « Mon quartier d’été », place aux assos…).
- Vous assurez l’interface avec les autres assistants de la Direction.
- En appui au chargé de mission participation citoyenne, vous suivez les projets issus des appels à projets des budgets participatifs caennais, tenez à jour les calendriers des réunions des conseils de quartier et publiez les comptes rendus.
- Vous organisez les formations et les visites des conseils de quartiers à l’échelle de la ville, les assemblées générales des conseils de quartiers, en lien étroit avec les assistantes des pôles de vie qui assurent le suivi des conseils de quartiers.
- Vous participez à l’organisation et êtes présent aux Assemblées générales des conseils de quartiers.
- En appui au chargé de mission services au public– France services, vous organisez et établissez les comptes-rendus des réunions trimestrielles des agents d’accueil France services des quatre pôles de vie des quartiers.
- En appui au chargé de mission jeunesse, vous mettez en place et suivez le budget participatif jeunesse, assurez le suivi de dispositifs, l’accompagnement de projets de jeunes, ainsi que le suivi des projets des associations jeunesse soutenus par la Ville (information jeunesse, logement des jeunes, jobs d’été, neets, etc.).
- Vous créez et mettez à jour des outils de suivi et de veille. Vous réalisez des propositions de réponses aux demandes d'informations des jeunes Caennais.
- Contribuant au bon fonctionnement du service ressources de la Direction, vous assurez l’accueil physique et téléphonique, ainsi qu’une suppléance des autres assistantes en leur absence. Profils recherchés - Titulaire d’un grade du cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux et/ou disposant d’un diplôme dans le domaine administratif, vous connaissez le fonctionnement d’une collectivité territoriale.
- Vous avez le sens du service et de l’intérêt général.
- Vous maîtrisez les outils bureautiques du Pack Office, ainsi que les logiciels métiers tels que : 6TZEN, AIRDELIB, ASTRE GF.
- Diplomate et pédagogue, vous savez travailler en binôme et en transversalité.
- Doté d’une grande rigueur organisationnelle et de qualités rédactionnelles, vous êtes en capacité d’organiser des réunions, d’y prendre des notes et de rédiger des synthèses.
- Vous êtes disponible, réactif et vous respectez les règles de la discrétion professionnelle.