Chargé d’accueil - h/f

MISSIONS PRINCIPALES

Accueil et information

* Accueillir physiquement et téléphoniquement les parents, futurs parents

* Analyser, informer et orienter le public vers les services et partenaires adaptés

* Assurer une écoute bienveillante et rassurante

* Faciliter la mise en relation entre les acteurs locaux et les parents en fonction des besoins identifiés

* Accueillir et renseigner les partenaires ainsi que les collègues de la ville sur les actions et dispositifs de la structure



Travail en équipe

* Collaborer activement avec l’équipe pour la coordination des ateliers et projets

* Participe aux réunions d’équipe pour partager des retours d’expérience, des idées et contribuer à la réflexion sur les actions de la structure

* Assurer un relais d’information efficace au sein de l’équipe pour garantir une bonne communication

* Participe à l’organisation et à l’animation d’événements

* Participe aux séances d’analyse de la pratique professionnelle



Gestion administrative

* Assurer les RDV et le suivi des RDV du Point Ecoute Parents (psychologue), de la permanence du médiateur familial, des inscriptions aux ateliers et des événements

* Tenir à jour les effectifs des différents cahiers d’inscription et les reporter sur le tableau général

* Gérer le courrier de la boîte aux lettres et les emails reçus via l’adresse mail générique de la Maison des parents

* Participer à la mise en place logistique des ateliers et événements (préparation des événements avec les collègues)

* Seconder le responsable pour la gestion administrative : saisie des BDC, suivi des factures et du tableau budgétaire

* Assurer la gestion et la mise à disposition des salles et bureaux pour les différents ateliers, réunions et entretiens



Gestion de l’intendance et des commandes

* Assurer la gestion logistique et l’intendance de la structure et de l’extérieur (logiciel métier Mainti)

* Identifier les besoins en matériel et fournitures pour le bon fonctionnement de la structure

* Passer les commandes et assurer le suivi des livraisons

* Veiller à la bonne gestion des stocks et à leur renouvellement

* Veiller au bon entretien des espaces afin d’assurer un cadre agréable pour les parents enfants et partenaires



Communication et animation

* Participer à la diffusion d’informations sur les activités de la Maison des Parents

* Contribuer à l’animation de l’espace d’accueil en veillant à son bon fonctionnement

* Mettre à jour avec l’aide de l’équipe les supports de communication (flyers, affiches)



CONTRAINTES DU POSTE

Contraintes horaires : fermeture de la structure les mardis à 19h30 et les jeudis à 18h30