Le rôle
Principales Missions (liste non exhaustive) :
1. PRIMES Emissions des primes dans les 48h après validation du montant par les gestionnaires :
2. Termes après validation des gestionnaires sur la majoration,
3. Multi-débiteurs après remise de la clef de répartition par le gestionnaire,
4. Echéances intermédiaires, régularisation et comptants.
5. Téléchargement des quittances et/ou bordereaux à J – 15 de l’échéance dans les extranets compagnie
6. Saisie des Affaires Nouvelles et envoi d’avenants dans les 48h :
7. Saisie des tiers clients et adhérents sur Take Over,
8. Saisie des contrats sur Take Over,
9. Envoi contrat + prime.
10. Gestion des attestations :
11. Demande via Take Over (copie boite prod),
12. Vérification des attestations générales (les spécifiques sont à vérifier par les gestionnaires),
13. Envoi aux clients,
14. Classement informatique,
15. Préparation des attestations lors du renouvellement (publipostage).
16. Régularisations : Polices RC + MT
17. Relance clients sur toutes les polices selon un planning à respecter,
18. Calcul des régularisations RC et MT,
19. Envoi de la déclaration aux compagnies après calcul du gestionnaire uniquement pour les polices RC et MT,
20. Vérification des avenants émis par la compagnie qui doit correspondre au calcul du gestionnaire,
21. Envoi du décompte et émission de la quittance de régularisation aux clients.
22. Contentieux et Factures impayées :
23. Relance téléphonique des clients n’ayant pas réglés leurs primes,
24. Traite avec la comptabilité les problèmes d’affectation de fonds,
25. Traite avec la comptabilité et gestionnaire lorsque les primes ne sont pas émises (mails de la comptabilité avis de précontentieux),
26. Demande de report de MED auprès des compagnies,
27. Suivi du contentieux EN TOUTE AUTONOMIE jusqu’au règlement, affectation des fonds et levée du contentieux.
28. Traitement hebdomadaire via la logiciel CEGID des factures impayées,
29. Traitement du tableau des pièces
30. Relance client des pièces signées tous les 1ers mercredis du mois,
31. Envoi des pièces contractuelles aux compagnies et co-assurances,
32. Divers
33. Traitement du courrier postal,
34. Archivage,
35. Gestion de la boite mail Prod IRDT,
36. Gestion des fournitures du service,
37. Prise des appels téléphoniques lorsqu’un gestionnaire rédige un avenant ou rédaction d’un BEP …
38. Assure le cas échéant les missions de secrétariat (ex : mise à jour des informations sur Take Over, publipostage, publipostage service…),
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