Description
DEFINITION
Organise, pilote, coordonne et contrôle au quotidien :
* La gestion des approvisionnements des denrées alimentaires du secteur achat restauration
* Le recensement des besoins, mise en place et suivi des marchés publics relatifs au domaine d’activité
* Le suivi budgétaire des marchés et des comptes restauration.
* Le lien avec les équipes des unités de production et le secteur achat
L’encadrant a la responsabilité du bon fonctionnement des approvisionnements, du recensement des besoins à la réception du produit, assure le lien entre les équipes sur le terrain et le secteur achat ainsi que la maîtrise de l’EPRD annuel. Le responsable direct de l’encadrant est l’ingénieur de restauration.
MISSIONS
1. PLANIFICATION ET ORGANISATION DU SECTEUR
Gestion budgétaire
* Gestion administrative et financière des sites, en collaboration avec le responsable de l’UCPA
* Suivi et contrôle des comptes budgétaires afférents aux dépenses en collaboration avec le TH Datameal et les responsables de site
* Réalisation d’indicateurs mensuels de dépenses des unités de production avec analyse : suivi régulier des consommations et alerte des approvisionneurs
* Mise en place de requêtes pour analyse
* Transmettre les informations, mises à jour et établir les consignes pour les approvisionneurs, logisticiens et diététiciens
* Contrôle de l'application des règles, procédures, normes et standards, dans son domaine d'activité
* Contrôle de la conformité des services / prestations, dans son domaine d'activité
* Organisation et description des processus spécifiques à son domaine, traitement des dysfonctionnements
* Réalisation de commandes sous logiciel informatique
* Traitement des litiges et contentieux en approvisionnement et suivi de la facturation
* Organisation, contrôle et suivi des changements tarifaires des groupements d’achats dans les bases informatiques du CHU (Cpage et Datameal)
* Mise à jour de la base Article
* Réorganisation de l’achat de produit en cas de rupture fournisseur et communication des changements aux responsables de secteurs
* Participation à l’établissement de l’EPRD de la restauration en lien avec l’ingénieur restauration
* Assure la compilation des informations relatives au suivi de «Ma Cantine» et la déclaration du fichier.
* Recherche et développement : participation à la recherche de nouveaux produits auprès des fournisseurs
* Participation aux commissions de menus
Marchés nationaux et régionaux
* Suivi des marchés nationaux et régionaux de restauration
* Etablissement des besoins lors des renouvellements des marchés nationaux et régionaux
* Suivi et mise en place des marchés lors de la notification en lien avec le pôle des ressources opérationnelles
* Demande d’ouverture de marché au pôle des ressources opérationnelles
* Mise en place du tableau des produits en lien avec datameal
* Mise à jour des produits dans le logiciel Cpage
* Analyse financière des marchés et prévisionnel de dépenses
* Suivi de l’exécution des marchés (changement de référence, fiches techniques, suivi des non-conformités)
* Suivi et contrôle dans la base des non conformités UNIHA
* Suivi, gestion et contrôle des problèmes d’alerte de qualité de produits en lien avec les fournisseurs avec mise en place des pénalités
* Suivi du budget des marchés
* Information aux approvisionneurs et unités de production
Marchés internes
* Suivi des marchés de restauration CHU
* Etablissement des besoins
* Choix des procédures en lien avec le pôle des ressources opérationnelles
* Rédaction des cahiers des charges techniques (CCTP)
* Rédaction des fiches d’état du besoin
* Demande d’ouverture des marchés au pôle des ressources opérationnelles
* Mise en place du tableau des produits en lien avec datameal
* Mise à jour des produits dans le logiciel Cpage
* Analyse financière des marchés et prévisionnel de dépenses
* Suivi de l’exécution des marchés (changement de référence, fiches techniques, suivi des non-conformités)
* Suivi, gestion et contrôle des problèmes d’alerte de qualité de produits en lien avec les fournisseurs avec mise en place des pénalités
* Suivi du budget des marchés
* Information aux approvisionneurs et unités de production
2. MANAGEMENT DU PERSONNEL DES SECTEURS
* Supervise la planification des activités
* Participe au recrutement des nouveaux collaborateurs
* Encadre son équipe, la gère et développe les compétences des agents placés sous sa responsabilité.
* Organiser des réunions de son secteur
* Procéder à l’évaluation des agents sous sa responsabilité, proposer des formations
* Pilote, anime, communique, motive les équipes de son secteur
* Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles.
Profil recherché
Savoir :
- Maîtriser les logiciels de bureautique : WORD, EXCEL, POWERPOINT ou équivalent
- Maîtriser le logiciel CPAGE Economat, Datameal, BO
- Maîtriser les logiciels de communication : messagerie OUTLOOK
- Connaissance de la commande publique
- Connaissance souhaitée des règles de marché public
Savoir-faire
- Capacité à travailler en équipe et avec les responsables des secteurs
- Capacité à coordonner et animer une équipe
- Maîtrise de soi, diplomatie
- Remonter les informations et tenir informer ses supérieurs
- Savoir gérer les urgences
- Capacité de négociation
Savoir-être
- Autonomie, rigueur, disponibilité, efficacité
- Innovateur, participatif, polyvalent
- Capacité d’adaptation, d’anticipation et de prise de décision.
- Avoir un bon relationnel, le sens de l’accueil
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