Agent chargé de l'accueil général h/f

Catégorie statutaire / Corps : C

Groupe RIFSEEP : 1

Domaine(s) fonctionnel(s)

Relation à l’usager / Accueil

Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type

Chargée / chargé de relation et de service a l'usager = FPUSA001

Vos activités principales

A titre principal, à la préfecture:

Assurer l'accueil général des usagers:

orientation, aide à la constitution de dossiers, renseignements généraux, délivrance d'imprimés

Informer les usagers concernant les téléprocédures du ministère de l’intérieur

Mettre à disposition des usagers le cahier des réclamations

Fixer des RDV aux usagers (commission médicale des permis de conduire, retrait de titre de séjour, etc...)

Actualiser l'affichage (occupation des salles de réunion, à l'extérieur et à l'intérieur des locaux )

Viser les actes des collectivités qui se déplacent en préfecture dans ce but

Réceptionner les divers colis destinés aux services de la préfecture

Tenir le registre des objets trouvés à l’accueil et traiter ces derniers conformément à la fiche de procédure

Former les agents de sécurité sur la partie accueil des usagers

Dans le cadre de la polyvalence inter-site au sein du service(remplacement à l’accueil de la DDETS):

Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires (orientation)

Fixer des rendez-vous pour les usagers de l’accueil physique conformément à la procédure décidée par la direction de la DDETS.

Renseigner des tableaux de bord de suivi de l’activité

Participer à la surveillance et à la sécurité de l’accès aux locaux

Mettre à disposition le registre de santé-sécurité au travail et informer le service de prévention

Sur l’ensemble des sites: Participer à la démarche d’amélioration continue dans le cadre du référentiel qualité Service public +

NB: se référer au tableau des polyvalences pour l’ordre de priorité des polyvalences.

Votre environnement professionnel

Le secrétariat général commun assure l’ensemble des fonctions supports pour la préfecture et les 3
directions départementales interministérielles.
Il comprend 5 services : le service des ressources humaines, le service budget/finances, le service
immobilier/logistique, le service relations avec les usagers et le service informatique.

Activités du service

Accueil physique des usagers ( Préfecture, DDTM, DDPP, DDETS Quimper, DDETS Brest)
Points d’accueil numériques (préfecture)
Accueil téléphonique ( centre d’appels préfecture / standard régional mutualisé en heure non ouvrée)
Gestion du courrier: tri, affectation, navette inter-site, courrier réservé des membres du corps préfectoral, Contractualisation la poste,
Gestion des courriels: boite fonctionnelle de la préfecture, de la DDTM, de la DDPP, maarch
Gestion des archives

Composition et effectifs du service

Le service des relations avec les usagers est composé d’une cheffe de service, 1 adjointe, 2 cheffes de pôle, et 21 agents.