Adjoint.e en gestion administrative et relation entreprise

À propos de nous

Grand établissement public d'enseignement supérieur, pôle de recherche reconnu, élément fondateur de l'écosystème grenoblois : Grenoble INP, l'institut d'ingénierie et de management de l’Université Grenoble Alpes (UGA), occupe une place de premier plan dans la communauté scientifique et industrielle.

Grenoble INP - UGA est membre de réseaux internationaux de formation et recherche en ingénierie et management.

Il est reconnu dans les classements nationaux et internationaux.

L’école Grenoble INP - Phelma, UGA (école d’ingénieurs de Grenoble INP Institut d’ingénierie et de management de l’Université Grenoble Alpes) offre à ses étudiant.es un large choix de parcours de formation à la pointe des avancées scientifiques et technologiques : micro & nanotechnologies, instrumentation, énergie, matériaux innovants, technologies de l’information, ingénierie biomédicale, génie des procédés et environnement.

Elle accueille plus de 1 400 élèves dans 11 filières ingénieurs dont une par voie de l’apprentissage et une dizaine de parcours de masters.
L’équipe enseignante est composée d’une centaine d’enseignants titulaires et de plus de 300 chargés d’enseignement vacataires.
L’équipe administrative et technique compte une cinquantaine de personnels.

L’école est présente sur deux sites, site Minatec de Grenoble et site du campus universitaire de Saint-Martin d’Hères.

Tout en réaffirmant ses trois piliers principaux que sont la physique, l’électronique et les matériaux, Phelma assure une évolution de la
formation de ses élèves-ingénieurs et de ses étudiant.es en masters au vu de l’évolution des métiers, liée essentiellement à la transition
énergétique et à la transition numérique.

Site internet : https://phelma.grenoble-inp.fr/


Mission

Le service Relations Entreprises de Grenoble INP Phelma, UGA a pour missions principales de :

A. Renforcer l’employabilité des élèves

B. Améliorer l’implication des entreprises au sein Phelma et accroître le rayonnement de l’école dans le milieu industriel



gestionnaire relations entreprises, placé.e sous l’autorité de la responsable administrative du service des Relations entreprises, met en œuvre des actions et des procédures relatives aux relations entreprises de l'école :




1. Accompagner les étudiants et les organismes d’accueil tout au long du stage afin d’en garantir le bon déroulement et la conformité réglementaire.

· Informer les élèves sur les périodes de stage, les démarches et les obligations légales.

· Suivre les élèves durant leur stage et répondre à leurs questions.


2. Assurer la gestion administrative et le suivi des stages (conventions, avenants, réservation de salles…) en lien avec les élèves, les et les organismes d’accueil.

· Rédiger et gérer les conventions de stage et avenants.

· Vérifier la conformité juridique (durée, missions, gratification, assurances).

· Coordonner les signatures (élève, organisme d’accueil, organisme de formation).

· Organiser les soutenances de stage.

· Organiser l'archivage des différents documents en fonction de la règlementation.


3. Assurer le suivi administratif des apprentis en lien avec le CFA, les entreprises d’accueil et les équipes pédagogiques de l’école.


4. Contribuer au fonctionnement global du service de scolarité : accueil et information des élèves, traitement de demandes administratives, participation aux inscriptions et réinscriptions, mise à jour des dossiers .



5. Être force de soutien lors des périodes de forte activité ou d’événements institutionnels.


Profil

Conditions particulières d’exercice

• Amplitude horaire étendue et charge de travail accrue à certaines périodes

• Contraintes du calendrier universitaire



Connaissances

• Connaitre l’organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche

• Bonne connaissance du cadre légal des stages.

• Connaitre les règles de fonctionnement des dispositifs de formation

• Connaitre et utiliser les logiciels spécifiques à la gestion des stage et scolarité (Apogée, Pégase, MonMaster, Études en France, ADE, e-Stages, etc.)

• Maîtriser les techniques d’accueil

• Connaitre les outils de bureautique, les technologies d’information et de communication

• Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)



Compétences opérationnelles

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Savoir rendre compte

• Accueillir et accompagner des publics divers et la communauté universitaire

• Communiquer de façon claire et concise et faire preuve de pédagogie

• Appliquer les procédures et les règles

• Travailler en équipe

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

• Appliquer une démarche qualité



Compétences comportementales

• Sens relationnel

• Rigueur / Fiabilité

• Capacité d'écoute

• Sens de l'organisation

• Sens de la confidentialité



Pour la prise en compte de la candidature : l’envoi d’un CV et d’une lettre de motivation est obligatoire.

Modalités de recrutement proposées

* Prise de fonction souhaitée à compter du : 12/01/26

* Date limite de dépôt de candidature : 29/12/2025

* Poste ouvert uniquement aux contractuel.les (CDD)

* Durée du contrat proposé : 3 mois (Remplacement d'un agent momentanément absent)

* Catégorie C - corps Adjoints techniques de recherche et de formation (ATRF)

* Conditions d'éligibilité : être titulaire d'un CAP/BEP à minima

Conditions de rémunération

* Pour les contractuels* : fourchette salariale fournie à titre indicatif, de 2091.74€ (1er échelon) à 2121.28€ (7ème échelon), brut mensuel, prime incluse.

*La rémunération est fixée selon le reclassement de l'expérience significative pour le poste, sur les grilles de la fonction publique.

Affectation / Localisation du poste :

Presqu'île Grenoble / Campus saint martin d'hérès