Un(e) secrétaire polyvalent(e) (h/f)

Direction ou Service : Au sein de l'Association ADATE, vous êtes rattaché(e) au Pôle
Asile, Accueil et Hébergement, service SPADA et êtes placée sous l'autorité de la
cheffe de service.

Intitulé du poste : Secrétaire polyvalent.e

Localisation géographique : Poste basé à Grenoble

Finalité du poste :
Vous assistez la cheffe de service dans la réalisation des tâches administratives liées
à l'activité. Vous facilitez la communication au sein du service et avec les autres
services et pôles de la structure. Vous êtes sous la responsabilité de la cheffe de
service SPADA. Vous effectuerez les demandes d'interventions internes et externes.
Vous organiserez le transport des demandeurs d'asile jusqu'au lieux d'hébergement.
Vous participez à la mise en œuvre des orientations définies par l'association et la
Direction Générale.

Activités principales :
Au sein de notre structure de Premier Accueil des Demandeurs d'Asile (SPADA)
située à Grenoble, vous serez en charge notamment de :

- Assister la cheffe de service dans la gestion administrative du service :
rédaction de courriers, classement et archivage des dossiers, tenue de
plannings, etc.
- Assurer le standard téléphonique : répondre aux demandes d'information et
transmettre les appels.
- Assister la cheffe de service dans la préparation des réunions et la réalisation
et la diffusion des comptes-rendus.
- Assister la cheffe de service dans la collecte des indicateurs, la préparation
des bilans d'activité et le suivi des personnes accueillies dans le service.
- Assurer le recueil d'informations auprès des membres de l'équipe et leur
transmission, après validation du chef de service, aux services support dans
le respect des délais et des procédures (relevés de frais, arrêts maladie,
congés, formation, demandes de fournitures).
- Effectuer les demandes auprès des prestataires (traduction et interprétariat,
désinsectisation, serrurerie.) suivant les besoins du service et assurer le suivi
de ces prestations et de leur facturation en conformité avec les procédures
internes..
- Effectuer le suivi des achats réalisés par carte bancaire et la transmission au
service comptabilité des éléments collectés et validés par le.la chef.fe de
service.
- Gérer la caisse dans le respect des procédures et transmettre les éléments au
service comptabilité.
- Tenir à jour les tableaux de bord (facturation, clés/badges.).
- Réaliser et mettre à jour les outils de communication du service en
conformité de la charte graphique en vigueur.
- Effectuer le suivi et la collecte des cautions, des participations et du fond de
secours en lien avec le service comptabilité dans le respect des délais et des
procédures.
Compétences requises :
- Diplôme de niveau Bac en Secrétariat ou CAP/BEP + 2 ans d'expérience dans
le secrétariat.
- Techniques de secrétariat / Méthodes de classement et d'archivage / Maîtrise
des outils bureautiques (traitement de textes, tableur, logiciel de
messagerie.) / Techniques de gestion administrative / Normes
rédactionnelles / Techniques de prise de notes.
- Confidentialité, discrétion / Patience, sens de l'écoute / Polyvalence, rigueur
et respect des procédures / Gestion des priorités et respect des délais / Esprit
d'équipe / Adaptabilité, disponibilité / Diplomatie, aisance relationnelle.
Type de contrat : CDD de remplacement du 24/07/2025 au 22/08/2025
Temps de travail : 35 heures
Salaire : Base Indice ADATE 374, soit un salaire mensuel brut à partir de 1 949,87 €,
selon profil et reprise d'ancienneté suivant grille des rémunérations ADATE (prise en
compte du diplôme et de l'expérience) + prime SEGUR (238 € brut pour un temps
plein).
AVANTAGES PROPOSES PAR L'ASSOCIATION :
Mutuelle ; tickets restaurant, prise en charge de 75% de l'abonnement de transport,
6 semaines de congés payés,