Assistant ou assistante administrative et pédagogique - cdd - 12 mois

Missions
1. Assurer la gestion administrative et pédagogique des programmes niveau Master 2 à sa charge

2. Être un point de contact privilégié pour les étudiants/apprenants, enseignants, intervenants et services supports

3. Garantir le suivi des étudiants, la mise à jour des systèmes d’information et l’application du règlement pédagogique

4. Participer à l’organisation logistique et budgétaire des activités pédagogiques, événements et projets spécifiques

5. Contribuer à l’amélioration continue des procédures internes et des outils de pilotage académique

Activités

1 / Assurer la gestion administrative des programmes :

6. Assurer le secrétariat (appels téléphoniques, répondre aux mails, planifier les rendez-vous et les réunions, effectuer les rappels, archiver les documents, accueillir)

7. Assister les directions de programmes, enseignants et les personnels travaillant sur les programmes

8. Assister aux réunions, prendre des notes, rédiger des rapports et des lettres

9. Organiser les réunions d'équipe et des conférences téléphoniques / vidéoconférences, y compris la préparation et la distribution des documents et la fourniture des dispositifs techniques nécessaires

10. Vérifier l’équipement (connexions si cours en ligne, wifi…) en lien avec les appariteurs

11. Contribuer à l'organisation des jurys des études pour les programmes concernés

12. Être garant du suivi de l’étudiant : s'assurer que l'étudiant a bien une note dans chaque module, assurer l'organisation du CF2 en lien avec l'intervenant, alerter la scolarité en cas de difficultés sur les notes et la future diplomation, relancer les intervenants pour la transmission des notes...

2 / Assurer la liaison avec les intervenants extérieurs pour les programmes à sa charge :

13. Constituer les dossiers administratifs des intervenants

14. Planifier les interventions dans le SI étudiants et effectuer les modifications, en lien avec le service scolarité

15. Vérifier et valider les services faits

16. Informer l’intervenant de son planning et des conditions de son intervention et gérer les éventuelles modifications, en lien avec le service scolarité

17. Assurer l’accueil des intervenants, en liaison avec les appariteurs

18. Assurer la collecte des sujets et des copies d’examen dans le respect des procédures en vigueur

19. Collecter les notes et les transmettre aux chargées de scolarité en temps voulu

3 / Assurer la gestion budgétaire des programmes :

20. En liaison avec l’assistante de gestion du département, participer à la gestion du budget des frais de fonctionnement et des personnels (honoraires, vacations) intervenant sur les programmes

21. Aider à la gestion des budgets pour les événements récurrents ou spéciaux

4 / Organiser des ateliers et événements liés aux programmes :

22. Aider à la planification et à la supervision d'événements spéciaux

23. Assurer la liaison avec les membres d'autres organisations hôtes pour coordonner les dispositions logistiques pour les ateliers qui ont lieu dans différentes régions ou pays

24. En lien avec les équipes DDV, coordonner et diffuser les supports (digitaux, papiers, affiches…) pour les étudiants et les intervenants pour les événements pédagogiques

Le cas échéant, être amené (e) à travailler en collaboration avec d'autres assistants administratifs ou assistantes administratives ou pédagogiques de l'école dans le cadre de la gestion d'un programme.

Formation

25. Bac +2

26. Bac avec une expérience professionnelle ≥ 4ans

27. Expérience professionnelle ≥ 8 ans

Compétences, connaissances et expériences indispensables

28. Maîtrise du Pack office : Word, Excel et Power Point

29. Bonne pratique de la prise de notes et de la rédaction de rapports et de compte rendus

30. Compétences organisationnelles

31. Compétences en communication

32. Maîtrise de l'anglais et du français à l’écrit et à l'oral

Compétences, connaissances et expériences souhaitables

33. Connaissance de la comptabilité et des règles de gestion en vigueur au sein de l'Institut Mines-Télécom

34. Utilisation de SI Etudiant, AER, SIREPA, BO, GFD, MOL, EASYRECRUE, MOODLE

Capacités et aptitudes

35. Aisance relationnelle

36. Réactivité

37. Rigueur

38. Autonomie

39. Travail en équipe

Informations complémentaires et candidature

40. Date limite de candidature : 15/07/2025

41. Nature du contrat : CDD

42. Localisation du poste: Evry-Courcouronnes (91)

43. Catégorie et métier du poste (usage interne): III-L, Technicien administratif et de gestion ou catégorie B (fonction publique)

44. Poste ouvert aux métiers de niveau immédiatement inférieur (usage interne)

45. Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidats en situation de handicap

46. Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux contractuels

47. Conditions de travail : choix entre 3 cycles horaires de travail (37h30 et 41 jours de repos ou 38h30 et 46 jours de repos ou 40h et 54 jours de repos), 44 jours de congés, télétravail possible, restaurant et cafétéria sur site, accessibilité en transport en commun (avec participation de l'employeur) ou proche des axes routiers, association du personnel et association sportive sur le campus

48. Contact: Hannah VRTIC-ZENINO ;