Secrétariat classique :
Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d'appel et la prise des messages ;
Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas, organisation des réunions et des conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de l'équipe ;
Prendre en charge l'impression, la numérisation, les photocopies de documents et la création de bibles ;
Assurer la frappe, la relecture, la correction et la mise en forme de documents en français et en anglais ;
Effectuer le classement et l'archivage des dossiers électroniques et physiques de l'équipe
Participer à la gestion des dossiers personnels de l'associé (préparation de courriers, etc.) ;
Aider les avocats dans la préparation des correspondances avec les tribunaux et les parties adverses, des conclusions et des dossiers de plaidoiries via e-Barreau (RPVA) ; Facturation et gestion client :
Assurer l'ouverture de dossiers clients et la création de matters sur « Prébill Manager » ;
Traduire et vérifier les descriptifs et l'envoi des factures aux clients Relancer et suivre les factures en collaboration avec l'équipe Billing;
Gérer et saisir des notes de Frais sur « Expert Expenses »
Codifier des factures fournisseurs sur « Zeendoc »
Suivre et imputer les courses taxis pour les avocats Business développement :
Actualiser la base de données contacts Interaction (1) en gérant les contacts de votre associé/équipe, (2) en rentrant les activités de Business Development; Contribuer aux appels d'offres et à l'organisation d'évènements. Les compétences liées aux outils de travail : savoir faire
Profil du candidat
Maîtrise des outils bureautiques (pack office) ;
Description du poste
Secrétariat classique :
Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d'appel et la prise des messages ;
Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas, organisation des réunions et des conférences téléphoniques) et les déplacements des membres de l'équipe ;
Prendre en charge l'impression, la numérisation, les photocopies de documents et la création de bibles ;
Assurer la frappe, la relecture, la correction et la mise en forme de documents en français et en anglais ;
Effectuer le classement et l'archivage des dossiers électroniques et physiques de l'équipe
Participer à la gestion des dossiers personnels de l'associé (préparation de courriers, etc.) ;
Aider les avocats dans la préparation des correspondances avec les tribunaux et les parties adverses, des conclusions et des dossiers de plaidoiries via e-Barreau (RPVA) ; Facturation et gestion client :
Assurer l'ouverture de dossiers clients et la création de matters sur « Prébill Manager » ;
Traduire et vérifier les descriptifs et l'envoi des factures aux clients Relancer et suivre les factures en collaboration avec l'équipe Billing;
Gérer et saisir des notes de Frais sur « Expert Expenses »
Codifier des factures fournisseurs sur « Zeendoc »
Suivre et imputer les courses taxis pour les avocats Business développement :
Actualiser la base de données contacts Interaction (1) en gérant les contacts de votre associé/équipe, (2) en rentrant les activités de Business Development; Contribuer aux appels d'offres et à l'organisation d'évènements. Les compétences liées aux outils de travail : savoir faire
Profil du candidat
Maîtrise des outils bureautiques (pack office) ;
Maîtrise des bases de données et outils de gestion des flux d'information (Expert, Interaction, NetDoc, Litera) ; Maîtrise du House St
Maîtrise de l'Intranet et d'Internet ;
Maîtrise des outils de télécommunication (téléphone, fax, copieur etc.) ; Maitrise d'e-Barreau (RPVA) ;
Maîtrise des techniques d'expression orale et écrite.
Maîtrise de l'anglais. Les compétences liées à l'environnement de travail :
Connaître le fonctionnement d'un cabinet d'avocats et les services en rapport avec le poste et les principaux interlocuteurs. Les compétences relationnelles et savoir être :
? Rigueur : organisation et méthode, respect des délais, esprit de qualité ;
? Pro-activité : sens de l'anticipation, initiative ; ? Confidentialité des informations traitées ;
? Bonne capacité à travailler dans l'urgence et bonne gestion du stress ;
? Capacité d'analyse et de synthèse,
? Bon relationnel,
? Attitude positive, dynamisme ; #J-18808-Ljbffr
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.