Assistant / assistante de direction commerciale

RESPONSABILITES ET MISSIONS :

Assiste le Directeur Général dans les fonctions administratives de sa fonction.
Fait usage de l'anglais à l'écrit et à l'oral.
Gère les dossiers du personnel, les entrées / sorties des collaborateurs et stagiaires.
Apporte son soutien sur les points RH.
Fait le suivi du document unique pour les points CHSCT.
Fait le suivi de l'agenda et organise les déplacements.
Respecte les règles de signature et la confidentialité des informations sensibles.
Prépare les réponses aux questions DP.
Organise les réservations des billets de train, avion et location de voiture pour
l'ensemble de l'équipe selon le processus.
Gère le suivi de la badgeuse, le courrier et les fax en entrée sur la ligne générale.
Suit les programmes de formation.
Fait le suivi de l'entretien de la flotte automobile et gère la relation avec l'assureur ainsi que les services de l'état
Participe aux entretiens mi-annuels et annuels avec le Directeur Général
Participe aux réunions initiées par la direction générale.
Est chargée d'appliquer les procédures qualité qui lui incombent.

Partie Commerciale

Effectue des travaux classiques de secrétariat (suivi des devis et des commandes, revue de contrat, frappe de documents, renseignements et filtrages téléphoniques, rédaction de textes de manière autonome, analyse et synthèse d'informations gestion de prêts et réparation de matériels, etc).
- Assite les commerciaux et directeur(s) de département dans le suivi des plannings de
visite et dans l'organisation des déplacements.
- Tient à jour la base CRM et utilise les logiciels disponibles (SAP, BI,.) pour
rechercher les informations demandées par la clientèle ou sa hiérarchie.
- Met en forme régulièrement les tableaux de bord du département.
- Assure et organise le classement et l'archivage des documents commerciaux.
- A une activité tournée vers la vente, avec ses conséquences au plan relations clients, image de marque, etc.
- Apporte le soutien nécessaire à l'organisation d'un événement type salon, visite
client, Workshop, etc.
- Effectue le suivi et la relance des impayés
- Doit tenir compte des priorités qui lui sont données dans l'organisation de son travail et prend des initiatives dans des limites bien définies.
- A partir des directives qui lui sont données, prépare les termes d'une négociation mais n'engage pas d'elle-même sa mise en oeuvre.

ANGLAIS : COURANT