Chargée d'accueil - assistante administrative (h/f)

Vos Missions :
Sous l'autorité de la directrice et par délégation de la directrice adjointe, vous avez la charge de :
1) Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Assurer le premier accueil téléphonique et physique du public et des partenaires
- Analyser la situation et orienter vers le service ou vers les partenaires compétents
- Assurer l'ouverture et la fermeture de l'accueil
- Gérer l'organisation de la salle d'attente
- Gérer la prise de rendez-vous et les plannings de l'équipe (juristes et CIP)
- Prévenir et informer le public, les partenaires et les professionnels de l'association d'éventuelles modifications de plannings
- Gérer les demandes et messages reçus (boîte mail générique, courrier, appel), rédiger ou transférer les messages aux personnes concernées
- Assurer la saisie des statistiques de l'accueil
- Veiller à maintenir un cadre accueillant et chaleureux dans les bureaux et lieux de permanence (agencement des salles, affichage, point d'eau etc)

2) Assurer la circulation de l'information entre le public, les partenaires et les professionnels de l'association et contribuer au rayonnement et à la visibilité du CIDFF
- Gérer le suivi et la diffusion des supports de communication du CIDFF (affichage, flyer, plaquette d'information) et l'affichage dans les bureaux et lieux de permanence
- Contribuer à l'élaboration et la création de contenus et supports de communication
- Contribuer à l'animation du site internet et des réseaux sociaux du CIDFF (publication, actualité, mise à jour)
- Assurer la gestion et l'envoi des campagnes de mailing (inscription formation, évènement, levée de fonds.)
- Tenir et mettre à jour l'annuaire général des partenaires et contacts utiles
- Contribuer à l'organisation des évènements annuels (AG, 8 mars, 15 novembre.)
- Contribuer à la production (reprographie-reliure) et à la diffusion des bilans et rapports d'activités auprès des partenaires
- Effectuer toutes autres tâches relatives à de la communication interne ou externe sur demande de la direction (mise à jour de l'organigramme, du livret d'accueil, impression)

3) Réaliser des tâches administratives pour assister l'ensemble de l'équipe
- Gérer et assurer le suivi des courriers entrants et sortants, rédiger des courriers
- Participer à la gestion et le suivi du stock de fournitures, des équipements et du matériel de travail, préparer des bons de commande
- Faire remonter à la direction tout dysfonctionnement logistique, organisationnel ou matériel rencontré
- Participer à la gestion et au suivi des inscriptions aux formations/ateliers animés par le CIDFF
- Exécuter différentes tâches administratives ou de secrétariat sur demande de la direction ou des responsables de pôle