Secrétaire du service police municipale (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Management Non Descriptif de l'emploi La Mairie de Valbonne Sophia Antipolis (Alpes Maritimes - 06), 14 040 habitants, au cœur de la 1re technopole européenne et engagée dans la démarche de labellisation CLIMAT-AIR-ENERGIE dans le cadre du programme "Territoire engagé pour la transition écologique", recrute au sein de la Direction Générale des Services, la secrétaire du service Police Municipale (h/f) à temps complet. Missions / conditions d'exercice Sous la responsabilité du responsable de service ou de son adjoint, vous gérez toute l'activité administrative du poste et prêtez assistance à l'activité quotidienne du service.
- Enregistrer les courriers entrants et sortants ;
- Rédiger les courriers sortants ;
- Rédiger les arrêtés municipaux : réglementation de la circulation et du stationnement (festivités, vide-greniers, brocantes, etc.), occupation du domaine public (étals, terrasses, permis de stationnement, etc.), internement d'office des aliénés, autorisations de fermetures tardives, etc. ;
- Suivre les différents dossiers gérés par le service (internement d'office, rappel à l'ordre des mineurs, déclaration de débits de boissons/restaurants permanentes et temporaires, demandes/contestations des verbalisations à l'Officier du Ministère Public, exposition de véhicules, camions de vente d'outils, déclaration de tirs d'artifices, autorisations pour l'organisation de barbecues, méchouis, videgreniers, ventes au déballage, Fête foraine de la Saint Blaise, Courses cyclistes, pédestres, etc.) ;
- Organiser les Commissions Communales de Sécurité (convocations, notifications, procès-verbaux) ;
- Archiver et classer les documents ;
- Gérer le stock de fournitures de bureau ;
- Veiller à la mise à jour des textes réglementaires ;
- Préparation des dossiers d'agréments et d'assermentation des agents de PM ;
-Gestion des demandes de port d'armes et de leurs renouvellements ;
- Gestion des cartes professionnelles des agents de PM.

Conditions de travail, moyens et avantages collectivité :
- Temps complet ;
- Travail en bureau en poste de police ;
- Horaires fixes imposés liés à l'accueil du public ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité ;
- Environnement potentiellement agressif ;
- Savoir faire preuve de sang froid dans toutes les situations ;
- Régime indemnitaire + 13ème mois ;
- Participation employeur aux tickets repas d'une valeur de 7,50€ (4,50€ financés par l'employeur) ;
- Participation employeur (sous conditions) à la complémentaire santé et prévoyance ;
- Participation employeur aux frais de transport (sous conditions). Profils recherchés Qualités professionnelles :
- CAP/BEP secrétariat à BAC ;
- Expérience administrative similaire ;
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers ;
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques ;
- Recevoir et orienter le public vers l'interlocuteur ou le service compétent ;
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages ;
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité ;
- Conseiller les usagers et les agents sur les procédures ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Gérer et actualiser une base d'informations ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Vérifier la validité des informations traitées ;
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion ;
- Rédiger des documents administratifs et des notes synthétiques ;
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires ;
- Enregistrer ou saisir des données informatiques ;
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion ;
- Gérer un agenda, prendre et organiser les rendez-vous ;
- Renseigner des tableaux de suivi de l'activité du service ;
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.) ;
- Utiliser des logiciels et des progiciels (Word, Excel, Outlook, Ciril finances et SMD)- Principes de fonctionnement des administrations publiques ;
- Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique ;
- Procédures d'attribution et arbitrage budgétaire ;
- Modalités d'application du code de la commande publique ;
- Procédures administratives et contrôle des actes ;
- Mise en place d'un pré contrôle de légalité ;
- Connaissance des instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes ;
- Techniques rédactionnelles de rapports, de délibérations et de notes de synthèse ;
- Veille documentaire, juridique et réglementaire ;
- Techniques d'encadrement et de management.

Qualités requises :
- Sens du service public ;
- Qualités relationnelles et rédactionnelles ;
- Respect du secret professionnel ;
- Devoir de réserve ;
- Obligation de discrétion ;
- Rigueur et sens de l'organisation ;
- Réactivité, adaptabilité et disponibilité ;
- Loyauté ;
- Autonomie ;
- Apte à prendre des initiatives ;
- Savoir rendre compte ;
- Etre force de proposition.