Sous la supervision de la Responsable du pôle Développement urbain et Économie circulaire, le/la Chargé(e) de projets administratif et financier contribue au développement, à la gestion administrative et au suivi financier du portefeuille de projets du pôle, en appui aux équipes du siège et des terrains d'intervention.
Les principales activités et responsabilités liées au poste sont les suivantes (liste non exhaustive) :
Gestion des risques opérationnels
- Contribue à l'harmonisation des pratiques au sein du pôle
- Contribue à la prévention, au reporting & au suivi des incidents dans son périmètre de responsabilité
- Superviser & valider les clôtures trimestrielle et annuelle dans le respect du délai et selon les contrôles définis par les procédures de l'agence
- Participe aux chantiers internes de l'agence (SI, archivage, contrôle interne...)
Accompagnement et renforcement des capacités des collaborateurs du pôle
- Appuie & conseille les équipes (méthodologies, outils, procédures, règles bailleurs)
- Organise des formations au sein du pôle
- Facilite les informations sur les nouvelles procédures à l'ensemble du pôle
- Participe au recrutement & à l'intégration des nouveaux collaborateurs assurant des fonctions admin/fi.
Le/la chargé(e) de projets administratif et financier sera en charge d'appuyer les équipes projets dans la gestion financière, budgétaire et comptable des projets :
Conception et développement du portefeuille
- Appuyer les équipes dans l'élaboration de l'offre financière du projet & des analyses de rentabilité
- Vérifier les critères de rentabilité liés aux révisions budgétaires & contractuelles
- Appuyer les équipes dans l'identification des prérequis administratifs nécessaires à la mise en œuvre opérationnelle du projet
- Identifier les risques financiers et administratifs et solutions associées
- Assurer la contractualisation & le suivi des bailleurs (AFD, UE ...)
Gestion administrative, contractuelle et financière des projets du portefeuille
- Veiller à l'intégration des données du projet dans le système de gestion de projets
- Planifie & accompagne les équipes dans la réalisation du reporting mensuel ainsi que des exercices budgétaires et financiers du pôle, en veillant au respect des échéances & des procédures de l'Agence
- Appuyer la décentralisation des opérations & les équipes terrain concernées notamment :
- La création, mise en place & actualisation des outils de suivi financier : planification financière, plans de passation de contrats, suivi financier, reporting
- Le respect des règles et procédures internes & bailleurs (achats, subventions, finance/comptabilité)
- Réaliser & appuyer l'application de la procédure de marché public
- Appuyer les équipes projet dans la mise en place & le suivi des moyens de trésorerie et garantir le respect des procédures comptables et budgétaires internes
- Exercer un contrôle qualité sur les outils de suivi financiers et le reporting financier bailleur
- Suivre les reporting & audits des projets en portefeuille : appuyer & conseiller les équipes dans la méthodologie de reporting financier, participer aux réunions de clôture
- Garantir la bonne gestion des risques contractuels du projet, les identifier & remonter l'information
- Coordonner l'indexation & l'archivage des documents administratifs, logistiques et financiers selon le plan de classement du projet
Profil souhaité
- BAC+5 en gestion, administration et finances
- 5 ans d'expérience en gestion admin/fi.
- Expérience confirmée en coopération internationale
- Maîtrise du financement, des bailleurs (AFD, UE) ,des subventions & de la conformité
- Expérience sur projets multi-acteurs & dispositifs de subventions
- Très bonne connaissance des procédures bailleurs internationaux, du reporting & de l'archivage
- Connaissance des procédures du groupe AFD apprécié
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