Le(la) Gestionnaire de Formation assure l'ensemble des missions administratives et comptables nécessaires au bon fonctionnement des formations dispensées par le C-NESOA. Il/elle garantit la fiabilité des dossiers apprenants, la conformité des processus aux exigences Qualiopi, la fluidité des relations avec les partenaires extérieurs et la rigueur du suivi financier administratif.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Gestion des candidatures et des admissions
Réception, enregistrement et contrôle de la complétude des dossiers de candidature
Vérification des pièces justificatives selon le type de formation (initiale, professionnelle, double cursus, perfectionnement)
Préparation administrative des commissions d'admission : constitution des dossiers, convocations, procès-verbaux
Notification des décisions d'admission et suivi des retours candidats
Gestion des inscriptions initiales et des réinscriptions annuelles
Constitution, mise à jour et archivage des dossiers administratifs des étudiants
Gestion administrative de la scolarité
Création et mise à jour continue des dossiers administratifs tout au long du parcours de l'apprenant
Émission des certificats de scolarité, attestations de présence, attestations de formation
Rédaction, envoi et archivage des conventions de formation (apprenants, employeurs, OPCO)
Gestion de l'archivage réglementaire dans le respect des durées légales de conservation (Référent RGPD)
Mise à jour du registre des apprenants et des tableaux de bord de suivi des cohortes
Gestion administrative des examens et certifications
Constitution et transmission des dossiers candidats aux organismes certificateurs (CNOV, OSTEOA...)
Relations administratives avec les organismes certificateurs (CNOV, OSTEOA, RNCP)
Gestion des partenaires extérieurs
Rédaction, envoi, suivi et archivage des conventions de partenariat (centres équestres, élevages, cliniques vétérinaires, propriétaires d'animaux)
Suivi administratif des lieux de stage et structures accueillant les enseignements pratiques et cliniques
Relations administratives avec les institutions professionnelles de la filière ostéopathie animale
Gestion administrative des partenariats inter-écoles dans le cadre des formations (Doubles cursus, Pro santé)
Mise à jour du registre des partenaires et des conventions actives
Gestion administrative et financière
Émission et envoi de la facturation des frais de formation aux apprenants
Mise en place et suivi des échéanciers de paiement
Relance administrative des impayés, en lien avec la direction
Rupture des contrats de formation.
Contrôle administratif des prestations réalisées par les intervenants vacataires (Formateur, assistant, tuteur, jury)
Vérification et validation administrative des factures prestataires avant transmission à la comptabilité
Transmission des pièces comptables et éléments variables au comptable ou cabinet comptable
Suivi administratif des dossiers de financement (OPCO, CPF, financements publics) : constitution, suivi des accords, relances
Qualité, conformité Qualiopi et gestion documentaire
Participation active au système de la qualité de l'établissement
Préparation des audits Qualiopi (initiaux et de surveillance) : collecte des preuves, organisation documentaire
Suivi et mise à jour des indicateurs administratifs du Référentiel National Qualité (RNQ) ( A venir)
Gestion documentaire : création, mise à jour, diffusion et archivage des documents qualité
Veille réglementaire liée à la formation professionnelle et à l'enseignement supérieur privé
Contribution aux actions d'amélioration continue identifiées lors des audits ou revues de direction
COMPÉTENCES REQUISES
Compétences techniques
Maîtrise de l'administration de la formation professionnelle et de l'enseignement supérieur privé
Connaissance du cadre réglementaire Qualiopi et du Référentiel National Qualité
Maîtrise des outils bureautiques : Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook)
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