Agent administratif - agente administrative accueil secrétariat 44 nantes h/f

Missions
Assurer les fonctions d'accueil au siège de la Mission Périscolaire Nantaise, sous l'autorité de la Direction Adjointe. Dans un objectif de qualité de la fonction accueil, la mission principale est d'assurer :
- Les activités liées à l'accueil physique, téléphonique, l'orientation des personnes et au premier traitement des informations reçues à l'accueil par oral, par téléphone ou par courriel ;
- Les tâches administratives de secrétariat en appui des fonctions support.
Description
- Assurer l'accueil de la mission périscolaire :
- Pour l'accueil physique, assurer :
- L'orientation et information première des visiteurs.
- Le suivi des personnes présentes dans les bureaux de la mission périscolaire.
- Le rôle de chargé.e d'évacuation en cas de sécurité incendie
- Pour l'accueil téléphonique :
- Répondre au téléphone, dans un contexte de volumes élevés d'appels internes sur certains créneaux horaires (affections des animateurs volants).
- Lors du service du matin, traiter les situations d'absence de dernière minute et procède aux ajustements nécessaires des affectations des animateurs.trices volants.es.
- Pour l'accueil informatique :
- Assurer le premier niveau de traitement et d'orientation des messages électroniques, en particulier l'enregistrement des informations et justificatifs liés aux absences.
- Assurer des tâches administratives et de secrétariat de manière régulière et à la demande des fonctions support, telles que :
- Numériser et enregistrer des courriers et documents entrants
- Recueillir et traiter les informations auprès des salariés, en particulier l'enregistrement des absences
- Enregistrer les déclarations d'incident, d'accident
- Gérer les arrivées et départs de courrier
- Mettre à jour les plannings de réservation (salles de réunion, voiture de service)
- Commander, ranger et suivre les stocks (fourniture administratives, convivialités, pharmacies )
- Recenser et commander les repas auprès des fournisseurs dédiés
- Assurer le lien avec les sociétés de maintenance
- Assure l'affichage obligatoire en version physique et numérique
Le déploiement de l'activité s'effectue dans le respect des procédures prédéfinies et contribue à l'amélioration des outils et processus dans lesquels l'agent.e est impliqué.e. Ces taches peuvent être complétées par de nouvelles demandes, arbitrées par le référent hiérarchique selon le plan de charge de l'agent.e.
Profil recherché
- Connaissance du fonctionnement général des accueils périscolaires
- Bonne maîtrise de la gestion d'appels téléphoniques en volume élevé et en multi-appels
- Pratique courante des outils bureautiques (suite Microsoft Office)
- Excellent relationnel
- Qualité de discrétion pour l'accueil physique et téléphonique
- Capacité d'initiative et de réactivité
- Capacité d'adaptation
- Grande fiabilité dans le traitement et la transmission des informations
Qualifications
Niveau Bac +2 apprécié mais non impératif
Conditions du poste
Type de contrat : CDI à pourvoir dès que possible
Temps de travail : 35h /semaine
- Semaines scolaires :
- lundi, mardi, jeudi et vendredi : de 6h50 à 12h05 puis de 14h à 16h00
- mercredi de 06h50 à 11h puis 11h45 à 13h15
- Semaines vacances scolaires : du lundi au vendredi de 8h45 à 12h30 puis de 14h00 à 17h15
Classification / Rémunération : Groupe C, indice 285 de la Convention Collective Nationale ECLAT (24500€ brut annuel) + possibilité de reconstitution de carrière
Qui sommes-nous ?
Acteur de l'économie sociale, association d'Éducation Populaire et entreprise de l'économie sociale et solidaire, Léo Lagrange s'appuie sur son réseau national de compétences pour accompagner les collectivités locales dans la réalisation de leurs politiques éducatives, de la petite enfance aux séniors.
La ville de Nantes a confié la gestion des accueils périscolaires des 115 écoles publiques nantaises à l'association Léo Lagrange. Le projet pédagogique de Léo Lagrange répond au Projet Éducatif du Territoire « Bien grandir à Nantes » pour favoriser l'épanouissement de tous les enfants comme leur réussite éducative.