Assistant secrétariat exécutif H/F - EC9876 Sous l'autorité hiérarchique du chef de cabinet, l'assistant.e est responsable du secrétariat de l'Exécutif et de la chefferie de cabinet : gestion de l'agenda de l'Exécutif et du chef de cabinet, accueil des rendez-vous de l'exécutif et du chef de cabinet, constitution des dossiers. Il.elle travaille en lien avec l'assistante chargée du secrétariat de la p ... qu'il.elle supplée le cas échéant
Appui à l'organisation administrative de l'activité du cabinet
- Effectue la saisie de comptes rendus, notes et courriers
- Rédige des courriers réponses
- Gère les agendas de l'Exécutif en fonction du cadre défini : rendez-vous, réunions, déplacements, frais, -
- En lien avec le directeur de cabinet et le chef de cabinet, coordonne avec l'agent.e de gestion la préparation des dossiers des différentes réunions quotidiennes, les dossiers de lecture, les courriers réservés et les déplacements de l'Exécutif et assure le suivi des éléments préparatoires à constituer en vue des réunions
- Coordonne l'appui aux chargé.e.s de mission d ... rcice de leurs prérogatives, en lien avec l'agent de gestion
- Intervient en coordination avec l'agent de gestion administrative pour assurer l'organisation logistique des réunions (réservation de salles, envoi des convocations/invitations, listing des participants, -)
- Anticipe les délais des différentes instances (bureau de l'Assemblée, commissions, commission permanente, session)
- Apporte un appui administratif ou logistique à l'organisation de manifestations ou opérations particulières liées au fonctionnement du cabinet
- Organise avec l'agent.e de gestion le tri, le classement et l'archivage des dossiers de l'Exécutif
- Utilise le logiciel de suivi du courrier, gère le planning des congés et l'arrivée des nouveaux arrivants
Accueil et relations avec le public
- Assure l'accueil téléphonique du secrétariat de l'Exécutif, accueille les visiteurs et rendez-vous
- Prend les messages et les transmet rapidement au bon interlocuteur et alerte lorsque nécessaire, peut gérer des situations individuelles
Information et communication
- Veille à la circulation des informations entre le cabinet, les groupes politiques et la direction générale des services selon les consignes données
- Travaille en réseau avec l' assistant.e de direction de la direction générale des services
Spécificités
- Travail en binôme avec l'assistant.e du Secrétariat de la P ... dont il.elle assure la suppléance en cas de besoin
- Poste soumis à des horaires de permanences téléphoniques entre 12h et 14h et entre 16h30 et 18h
- Le poste nécessite une forte adaptabilité en matière horaire.
Experience: Expérience exigée de 1 An(s)
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