Le/la gestionnaire ADV réalise les opérations de gestion administrative et comptable selon les règles de comptabilité générale. Ce poste est un relais essentiel entre enseignants, administrations et partenaires, service RH et la direction des études.
Il/elle doit absolument faire preuve d'une très bonne communication orale et écrite en mettant à profit le vocabulaire professionnel du service.
La bonne connaissance de tous les logiciels bureautiques est primordiale.
Il/elle est un élément de l'entreprise qui possède un excellent sens de l'équipe et qui dispose d'une forte aisance téléphonique.
L'ORGANISATION :
Il lui est demandé à la fois une grande disponibilité et beaucoup de réactivité pour faire face aux multiples sollicitations des enseignants, et du personnel administratif.
Son travail représente un rôle essentiel dans le fonctionnement de l'entreprise de par sa faculté à gérer les relations et le stress dans l'urgence.
LES PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
Envoyer les contrats de réinscriptions
Réceptionner et classer les feuilles de présence des intervenants
Enregistrer les dossiers d'inscription
Dater les chèques d'inscription et de réinscription
Suivre les dossiers des élèves
Suivre les tableaux de travaux
Assurer les tâches administratives
Saisir les dossiers d'inscription
Etablir les factures de vente
Mettre à jour la base qui génère les règlements
Suivre le nouvel échéancier, les impayés et les facilités de paiement .
Gérer les ruptures de formations initiales
Mettre à jour le tableau de suivi de ces ruptures
Mettre à jour les dossiers financiers
Transmettre les dossiers de contentieux au cabinet de recouvrement
Effectuer les remises en banque
Présence exceptionnelle lors des salons, portes ouvertes et journées d'information
Effectuer un reporting auprès du N+1 de manière ponctuelle
Gestion et collecte des documents et justificatifs nécessaire à la saisie de la paie
Saisie des variables de paie pour une partie des établissements du Groupe
Gérer les dossiers du personnel (création et suivi des dossiers salariés en CDI, CDD, CDDU, Contrat de Professionnalisation, Stagiaires)
Rédiger les contrats de travail et avenants (CDDU, CDI Enseignants, contrats pro/ d'apprentissage)
Réaliser les démarches nécessaires à l'intégration des nouveaux salariés (remises des documents pour affiliation, remise du contrat de travail pour signature, récupération des documents personnels obligatoires, répondre aux interrogations.).
Assurer le suivi des visites médicales
Ces tâches ne peuvent être considérées comme exhaustives ou définitives.
RELATIONS INTERNES ET EXTERNES DU POSTE :
- Interne
Le Direction pédagogique et d'établissement et la Responsable facturation pour le reporting, l'accompagnement et la stratégie de l'entreprise.
Les commerciaux pour les échanges de bonnes pratiques, la fluidité des informations au sein de l'équipe.
Les services supports : Comptabilité, service RH & PAIE, accueil .
- Externe
Entreprises
Enseignants
PROFIL
- Connaissances techniques / métier
Maîtriser l'outil informatique, en particulier Word, Excel, la messagerie électronique, l'environnement WEB
Formation comptabilité et RH - PAIE
- Compétences
Aisance relationnelle
Savoir organiser et planifier ses activités
Savoir rester courtois en toutes circonstances
AVANTAGES ENTREPRISE :
- Titres restaurant
- Prise en charge partielle des frais de transport en commun
- Mutuelle employeur familiale
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.