Gestionnaire des hébergements du collège doctoral européen (h/f)

Démarrage dès que possible
Catégorie : C Corps : Adjoint technique de recherche et de formation (C1)

Affectation : Direction des finances - Bureau du syndic

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement
Rémunération selon grille de la Fonction Publique
Mission :

Le/La gestionnaire des hébergements assure la gestion opérationnelle, administrative et financière des réservations des hébergements situés au Collège Doctoral Européen (CDE).
Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service.
Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

- Assurer le traitement des demandes d'hébergement du CDE
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires à la prise en charge des réservations
- Traiter les questions et les demandes des résidents du CDE
- Gérer le planning d'occupation des studios du CDE
- Assurer la facturation des séjours et encaisser les loyers correspondants (mandataire)
- Effectuer un suivi mensuel et réaliser un bilan financier
- Contrôler la légalité puis la régularité des opérations
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière

Activités associées :
- Assurer le suivi des cautions (encaissements & remboursements)
- Echanger avec les services comptables sur les opérations liées à la gestion des hébergements du CDE
- Suivre les différents mouvements au sein de la résidence (entrants & sortants)
- Organiser et planifier les activités de la femme de chambre (ménages des studios, états des lieux, etc)
- Gérer les dossiers administratifs des résidents et contrôler les échéances (arrivées, départs)
- Assurer ponctuellement les activités de gestionnaires d'hébergement de l'autre bâtiment (Villa Arconati)
- Effectuer le contrôle des studios après les départs, les états des lieux et le contrôle du ménage en l'absence de la femme de chambre titulaire.

Compétences :
a) Savoir sur l'environnement professionnel
- Connaître la règlementation juridique, administrative et financière des EPSCP,
- Connaître l'organisation, les spécificités et les normes applicables aux 2 bâtiments d'hébergement (CDE & villa Arconati Visconti) notamment en terme de sécurité
- Connaître les techniques de communication
- Maitriser la langue anglaise

b) Savoir-faire opérationnel
- Collecter, traiter, vérifier, enregistrer et transmettre les informations liées aux opérations de gestion opérationnelle, administrative et financière des réservations des hébergements du CDE
- Alerter en cas de dysfonctionnements liés aux traitements des opérations de gestion
- Faire l'interface avec les différents interlocuteurs internes et externes
- Savoir utiliser la plateforme des demandes d'hébergement (RT- Hébergement)
- Savoir utiliser le pack office notamment word et excel

c) Savoir-faire comportemental
- Faire preuve de bonnes qualités relationnelles et avoir le sens du dialogue
- Faire preuve d'un très bon sens de l'organisation, d'analyse, de méthode et de rigueur
- Savoir rendre compte
- Etre polyvalent
- Avoir un grand sens des responsabilités et un sens aigu du respect de la confidentialité
- Avoir une aptitude à la prise d'initiative et au travail en autonomie
- Savoir travailler en équipe et en lien avec sa hiérarchie
- Faire preuve de réactivité
Pour postuler, veuillez adresser votre CV et lettre de motivation au plus tard le 14/04/2026 à l'adresse mail : s.ismail@unistra.fr