Mission(s) générale(s)
- Participer aux activités du département de la scolarité en recueillant et traitant les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service.
- Contribuer au bon fonctionnement de l’institut / école
Principales activités
- Activités administratives
§ Accueil, information, renseignement et orientation des publics (étudiants, partenaires, publics extérieurs) : accueil physique, traitement des demandes téléphoniques et par mail.
§ Gestion du courrier : enregistrement, diffusion, rédaction, classement.
§ Gestion et suivi des demandes d’interventions de maintenance.
§ Recensement des besoins de matériels et consommables et gestion des commandes (Cpage, Lyreco).
§ Suivi des effectifs des promotions (en lien avec la Région Nouvelle-Aquitaine et la coordination des écoles de l’IMS).
§ Gestion des bases de données.
§ Gestion et co-instruction des demandes de financement et suivi des assiduités mensuelles (EP, Kairos, OPCO, TRANSITION PRO, Conseil Régional, …).
§ Constitution des dossiers de déclaration des accidents de travail des étudiants / élèves (Net Entreprises)
§ Création et mise à jour de la formation sur EDOF.
§ Collecte des règlements des droits d’inscription et frais de scolarité, établissement du bordereau d’enregistrement des paiements et suivi des paiements (sous-régisseur).
§ Gestion et suivi des vacations.
§ Contribution à la réponse aux enquêtes (Santé Ecole, DGOS, DRESS, SOLSTISS, etc... ).
§ Contribution à l’organisation des instances de l’institut : établissement de l’ordre du jour, envoi des convocations et dossiers portés à l’examen de l’instance aux membres et aux élèves et étudiants, vérification de l’obtention du quorum, préparation de la salle et des chevalets. Rédaction du compte-rendu de l’instance : rapport des échanges et des décisions de l’instance. Edition et expédition des notifications de décisions des instances.
- Gestion administrative de la scolarité
- Gestion des inscriptions pour la rentrée en conformité avec la règlementation (quotas).
Suivi du dossier administratif de rentrée (vérification conformité, complétude et cohérence dossier papier/dossier numérique).
Suivi des inscriptions universitaires.
- Suivi du dossier pédagogique de l’apprenant :
Contribution à la constitution du dossier pédagogique.
Veille à la conformité du dossier pédagogique jusqu’à la présentation au diplôme d’Etat.
Suivi des évènements du parcours dans les outils de reporting et dans le dossier pédagogique.
- Gestion des évaluations
Production des documents afférents au regard du calendrier des évaluations au cours de l’année universitaire (grilles QCM, mise en forme, reprographie des sujets)
Préparation des salles.
Aide à la surveillance des examens.
Lecteur scripteur pour les apprenants en situation de handicap.
Envoi des copies aux correcteurs.
Aide à la saisie des notes.
Edition des récapitulatifs de semestres, de passage d’année.
Edition des tableaux de notes en vue de l’instance de validation des résultats.
- Gestion des stages Edition des courriers de mise en stage, des conventions de stage, des documents de stage de l’étudiant (attestation de présence en stage, feuille d’évaluation)
Suivi du retour des conventions et des documents en lien avec le stage.
Traitement des documents au retour de stage (classement de l’ensemble des documents dans le dossier individuel de l’étudiant en lien avec le stage).
- Gestion des mouvements des effectifs de promotion
Suivi et traitement des interruptions de formation, des réintégrations, des demandes d’intégration par voie de mutation.
- Gestion de la diplomation
Identification dans Odessa des candidats à la diplomation au regard des consignes de l’équipe pédagogique, collecte des documents nécessaires à la présentation à la diplomation.
Saisi des résultats dans Odessa et les transmettre à la DREETS.
Suivi de la complétude des dossiers pédagogiques en vue de la diplomation.
Edition des documents afférents : fiches de synthèse des résultats, Diplôme d’Etat, Europass.
- Gestion des concours et sélection
Traitement des dossiers des candidats par la voie de la Formation Professionnelle Continue.
Réception et vérification des dossiers FPC.
Edition des convocations.
Missions spécifiques/Particularités du poste
- Communication
Mise à jour le site Internet selon les consignes de la direction
Participation aux journées portes ouvertes, salon étudiant
- Organisation générale de l’IMS
Participation aux réunions de coordination des départements de scolarité des écoles et instituts de l’IMS
Participation aux réunions de la coordination administrative et financière des écoles et instituts de l’IMS
Participation aux groupes de travail de l’IMS
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