Agent administratif polyvalent

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Agent administratif polyvalent Missions / conditions d'exercice MISSION DU POSTE :
‐Accueil téléphonique et physique au secrétariat
•Accueillir le public avec amabilité
•Prendre des messages
•S’exprimer clairement et reformuler les demandes
•Favoriser l’expression de la demande
•Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
•Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
•Mettre en relation les correspondants
•Gérer les situations de stress et réguler les tensions
•Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
•Conserver neutralité et objectivité face aux situations
•S’adapter au public de cultures différentes
•Adapter son intervention aux différents publics
•Enregistrement du courrier

‐Accueil et renseignement de la population
•identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
•gérer un planning de réservation (salles…)
•orienter vers les services et personnes compétents
•renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité
•aider à rédiger des documents administratifs
‐
‐Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
•Préparation de documents d’information internes et externes
•Documents de synthèse, tableaux de bords,
•Réception des messages à communiquer au public
•Rédaction et mise en forme des messages
•Gestion informatique du panneau lumineux
•Gestion du logiciel de cantine et de garderie
•Gestion des alertes sur I ’application citoyenne
•Utilisation de CANVA (création d’affiche)

‐Gestion de l’Etat civil, des élections et de la population
•Etablissement des actes d'état civil (reconnaissance anticipée - naissance - mariage - décès)
•Préparation des dossiers de mariages, des baptêmes républicains, PACS
•Transmission des données aux institutions publiques
•Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations,
•Suivi avec les autorités militaires,
•Gestion des informations liées à la population
•Préparation et organisation des scrutins électoraux
•Gestion des inscriptions, mise à jour des listes électorales
•Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales
•Saisie et mise à jour des données informatiques liées à ces activités

‐Gestion du personnel / action sociale
•Etablir la paie (collecte et saisie des éléments de calcul, mandatement, établissement et contrôle des états de paie et de charges) (en binôme)
•Etablissement des déclarations de charges sociales (en binôme)
•Gérer les demandes de prestations via notre prestataire d’action sociale (CNAS)
•Etablir le bilan annuel
•Diffuser les informations auprès des agents

-Ecole
•Assurer le suivi des inscriptions à l’école
•Etablir les factures de cantine et garderie
•Assurer le suivi des paiements des factures

-Secrétariat du Conseil municipal :
•Conseiller les élus,
•Etablir et adresser les convocations,
•Rédiger les délibérations,
•Rédiger les procès-verbaux de séance,
•Suivre et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal,
•Transmettre les actes au contrôle de légalité,
•Etablissement des registres annuels.
-Préparation des cérémonies commémoratives
•Cérémonies du 08 mai – 18 juin -11 novembre

-Rédaction et gestion des arrêtés de voirie
•Réceptionner les différentes demandes
•Rédiger les arrêtés
•Assurer la transmission auprès des organismes concernés

-Gestion de l’urbanisme
•Réception des dossiers d’urbanisme (CU – DP -PC)
•Echanges avec l’élu référent
•Assurer la transmission au service de Niort Agglo et aux pétitionnaires

-Suivi des dossiers assurance
•Transmission et relation avec la compagnie d’assurance
•Suivi des sinistres

-Suivi de la mission RGPD
•Gérer les missions liées au RGPD
•Actualiser les documents internes à collectivité

-Archivage de documents Profils recherchés Compétences Professionnelles et Techniques (savoirs faire) :
-Savoir planifier son travail et gérer les priorités,
-Respecter les délais réglementaires,
-Connaître les règles liées à la gestion des services publics,
-Maitriser les règles et procédures de gestion des services publics ,
-Maitriser les réglementations applicables liées au mission du poste,
-Gérer les procédures de transmission dématérialisée avec les partenaires institutionnels (Trésorerie, INSEE, ARS…)
-Maîtriser les logiciels bureautiques,
-Maîtriser les techniques : rédactionnelles administratives, de recherche d’information, de gestion de planning, de classement.


Qualités requises (savoirs être) :
-Sens du service public (déontologie et discrétion)
-Maitrise de la communication, bonne capacité d’écoute et de compréhension
-Bonnes qualités relationnelles
-Autonomie
-Qualités organisationnelles
-Etre force de proposition
-Capacité d'adaptation
-Réactivité
-Neutralité et objectivité face aux situations
-Adaptation aux différents publics
-Prise d’initiatives
-Forte disponibilité