Adjoint administratif en cdd 100% au sein du pôle universitaire de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent

Le Centre Psychothérapique de Nancy recrute un(e) Adjoint Administratif en CDD 100% - Pôle Universitaire de Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent. IDENTIFICATION DU POSTE Fonction Adjoint Administratif à temps plein Poste en CDD, Secrétariat de suppléance Liaisons hiérarchiques Directeur des Ressources Humaines, Cadre Supérieur de Santé, Cadres de santé, Liaisons fonctionnelles Les équipes pluridisciplinaires des unités de soins du PUPEA, les secrétaires du pôle, les services logistiques et administratifs du CPN, les partenaires extérieurs du secteur de l'enfance (A.S.E, PMI, MDS, Education Nationale, PJJ). Equipe Médicale Médecin Chef de Pôle, Médecins Chefs de Service, Praticiens hospitaliers Horaires de travail Du lundi au vendredi, horaires de journée Résidence administrative CPN Laxou PRESENTATION DU PUPEA Le PUPEA est un Pôle Universitaire dédié à la Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent, allant de la psychiatrie périnatale à la psychiatrie du jeune adulte (jusqu'à sa majorité). Le PUPEA a une organisation sectorielle sur toute la Meurthe et Moselle SUD et par filières de prise en charge par tranches d'âges de 0 à 18 ans. Il est composé de : - 3 structures d'hospitalisation à temps plein : L'Unité d'hospitalisation de Pédopsychiatrie à l'hôpital d'enfants du CHRU de Nancy Brabois : L'Unité d'hospitalisation Horizon L'Unité d'hospitalisation Les Glacis - Un service d'Accueil Familial Thérapeutique Enfants (AFTE) - 6 Hôpitaux de Jour dont un dédié à la prise en charge spécifique parents-bébés - 10 Centres Médico-Psychologiques (CMP) généralistes et de 5 antennes de consultations - 2 CMP dédiés à la petite enfance et 2 CMP pour l'accueil spécifique des adolescents - Centres d'Accueil Thérapeutique à Temps Partiel (CATTP) rattachés aux CMP - Dispositifs spécifiques (consultations spécialisées, urgences) - 3 équipes mobiles. Les missions du Pôle s'orientent vers des actions de prévention, de diagnostic et des prises en charge spécialisées des troubles psychiques de l'enfant et de l'adolescent. Il s'appuie sur une approche globale impliquant la famille et l'environnement de l'enfant. MISSIONS Assurer les remplacements nécessaires (congés, formations et absentéisme) sur l'ensemble des unités du PUPEA afin d'assurer la continuité des secrétariats. Deux modalités possibles : 1 - Remplacement sur site - Assurer les accueils physiques et téléphoniques, orienter ou traiter les demandes, prendre des messages et les restituer aux intervenants - Recevoir les demandes de première consultation - Assurer la coordination et la transmission de l'information entre les différents intervenants et partenaires - Participer à la tenue du dossier du patient (guide du dossier informatisé), créer les dossiers des nouveaux patients et renseigner les Indicateurs Qualité et Sécurité des Soins (IQSS), - Enregistrer l'activité médicale dans le Dossier Patient Informatisé (DPI) - Saisir les éléments nécessaires à la facturation des consultations médicales - Saisir l'activité en hospitalisation de jour (C-Page) - Saisir et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, comptes-rendus de réunions, tableaux statistiques) - Centraliser les agendas électroniques, gérer et planifier les RDV des médecins et psychologues sur certaines unités - Saisir les observations et courriers dictés sur dictaphone - Assurer le suivi et la mise à jour de divers supports - Se repérer dans l'organisation du Pôle, l'environnement professionnel et la sectorisation 2 - Suppléance à distance - Gérer les appels téléphoniques, orienter ou traiter les demandes, prendre des messages et les restituer aux intervenants - Recevoir des demandes de première consultation - Assurer les ouvertures de dossiers et renseigner le Dossier Patient Informatisé (DPI) en complétant les Indicateurs de Qualité et de Sécurité des Soins (IQSS). - Saisir des courriers ou observations - Gérer la messagerie électronique du service Aider à l'archivage des dossiers - Si besoin, gérer l'archivage des dossiers sur les différents secrétariats du Pôle, en tenant compte du protocole de référence. COMPETENCES Savoir : - Maîtriser l'orthographe, les règles grammaticales, la terminologie médicale - Maîtriser les outils informatiques Word, Excel, PowerPoint, et savoir s'adapter aux différents supports logistiques (Cariatides, Cpage, Qualios, Intranet, Internet, messagerie Outlook), - Maîtriser la prise de notes et sa restitution Savoir être : - Faire preuve de qualité d'adaptation - Être attentif et à l'écoute, accompagner et orienter de manière adaptée - Savoir faire face à des situations d'accueil plus ou moins difficiles - Être organisé, disponible et mobile - Veiller à la confidentialité et au respect du secret professionnel - Avoir le sens du travail en équipe - Être capable de distance relationnelle, de faire preuve de réserve et de se remettre en question - Utiliser des outils ou des personnes ressources afin d'entretenir ses savoirs et les compléter SPECIFICITE DU POSTE Permis de conduire et véhicule indispensables