Assistant de direction h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunérationSalaire brut mensuel à partir de 2264 euros brutsService d'affectationSiège APHP - Structure Régionale CPias Ile-de-FrancePrésentation du service
Au regard de ses missions régionales le CPias s'est organisé en 2 équipes : une équipe régionale Appui/signalement et
Antibiorésistance ; une équipe mission nationale SPICMI (surveillance et la prévention du risque infectieux lié aux actes de
chirurgie et de médecine interventionnelle). Le personnel en fonction de sa formation et de ses compétences peut participer
ponctuellement aux travaux de l'une ou l'autre équipe.

COMPOSITION DE L'EQUIPE :

1 médecin PU-PH, 6 praticiens hospitaliers, 1 cadre supérieur de santé hygiéniste, 2 cadres de santé hygiénistes, 1 infirmière
hygiéniste, 1 documentaliste webmaster chargé de communication, 2 biostatisticiens, 1 ingénieur informaticien, 1 informaticien
développeur Full Stack, 1 assistante médico-administrative, 1 agent administratif et 2 internes de médecine et pharmacie.
Vos missions
- Organisation de réunions diverses et évènements régionaux (conseil scientifique, journées régionales annuelles) ;
- Prise de notes, frappe et mise en forme de documents ;
- Traitement des appels téléphoniques et des mails ;
- Réservation de salles de cours ou amphithéâtres, salle de réunions ;
- Organisation du DIU hygiène concernant la partie pédagogique ;
- Réalisation de procédures administratives ;
- Aide à la réalisation de supports pour les enseignements ;
- Gestion des déplacements des membres de l'équipe et des demandes d'achat en l'absence de l'agent administratif.

Profil recherché
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Gestion d'un secrétariat (organiser, classer, analyser des données et des informations) ;
- Organiser pour le responsable hiérarchique ou l'équipe, le traitement et la circulation de l'information liée à l'activité du service ;
- Organiser la gestion de la logistique (déplacements, réunions, formations, commandes) ;
- Elaborer, adapter, optimiser le planning de travail en fonction des évènements de l'année ;
- Travailler en équipe et en réseau ;
- Savoir gérer les demandes urgentes.

CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Organisation et fonctionnement du service
- Vocabulaire médical
- Maitrise de l'outil informatique : Pack Office, logiciel SAP, visio (Zoom, Teams)

QUALITES REQUISES
Sens de l'organisation
Rigueur
Discrétion
Suivi des dossiers
Réactivité
Esprit d'initiative
Autonomie
Très bonne connaissance de l'orthographe
Expérience dans un poste de direction souhaitée

PRE-REQUIS
Baccalauréat
Connaissance de la bureautique
Connaissance de l'environnement médical
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail7h36TélétravailOuiVos avantages à l'AP-HP
Les + AP-HP :

- Une procédure d'intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;
- 15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés;
- TL possible en fonction de la mission
- 75 % du NAVIGO remboursé
- Accès aux activités sociales et culturelles de l'AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs ) et aux réductions de HOPTISOINS
- Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.

Description de l'hôpitalL'Assistance publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes - médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers - y travaillent.
Au coeur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ? Venez nous rejoindre !
Référence de l'offre2