Secrétaire de direction

Nous recherchons un ou une secrétaire de direction.

Il/Elle assiste la Directrice afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de l'agenda, communication, préparation de réunions, traitement et circulation de l'information), des documents et des communications téléphoniques liés au service ou suivi des dossiers.
organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

- Missions détaillées:
Planification et gestion des rendez-vous de la Directrice ,
Réception et traitements des appels téléphoniques et/ou messages électroniques,
Réalisation des travaux de frappe et de mise en forme de courriers,
Rédaction de courriers, notes de service,
Transmissions avec le supérieur hiérarchique,
Traitement du courrier quotidien (tri, enregistrement, traitement, diffusion, archivage),
Impression des documents pour la Direction,
Suivi des affaires courantes,
Transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes, etc.),
Gestion quotidienne de la page FACEBOOK,
Mise à jour hebdomadaire de la valise de garde administrative,
Classement et archivage des dossiers (papier et dématérialisé),
Gestion des instances réglementaires et autres réunions/manifestations : planification, préparation et envoi des dossiers, participation aux instances, prise de notes, rédaction des comptes-rendus,
Gestion des stocks de fournitures dans son domaine (commande, suivi),
Gestion de l'affichage dédié,
Accueil des personnes (patient, usagers, familles),
Assurer la gestion des évènements (ex : portes ouvertes) majeurs et protocolaires (ex : visite Président Fédération Hospitalière de France) avec notamment la tenue d'un draft,
Gestion et/ou suivi des enquêtes,
Tenue du tableau annuel (diagramme de gant) des dossiers de l'établissement (ex : dossiers de renouvellement à envoyer, projets),

Merci d'adresser votre candidature à l'attention de Madame Séverine LABOUE, Directrice, à cette adresse mail : dtetsi@ghlh.fr