Le poste concerne les accueils sur les sites de l'Esplanade Martial Taugourdeau à Mainvilliers, de l'Hôtel du Département et du site des Epars à Chartres.
Vous devrez, par vos compétences techniques, assurer un accueil qualitatif auprès de toute personne se présentant sur site ou contactant la collectivité.
Des missions transverses, rattachées à la vie dans les locaux, seront à mener.
Activités principales :
* Accueillir toute personne (usagers, agents, élus, partenaires et entreprises prestataires);
* Gérer les appels entrants et sortants des trois sites;
* Tenir à jour les mains courantes et réaliser les statistiques (nombres d'appels, visiteurs);
* Travailler en équipe tournante sur les 3 sites concernés;
* Gérer et suivre les demandes de réservation de salles internes et externes et participer au suivi du bon déroulement des réunions (check-in et check-out);
* Gérer et suivre le pool auto de l'EMT;
* Gérer et suivre les stocks de consommables d'hygiène et fournitures de bureau, en concertation avec les équipes administratives concernées;
* Participer à la sécurisation des locaux en réalisant les levées de doute des systèmes d'alarme incendie;
* Assurer le lien avec le prestataire de gardiennage;
* Participer aux différentes missions du service Maintenance et Exploitation.
Activités spécifiques ou occasionnelles :
* Faire le lien avec les services du CEM pour l'entretien des véhicules;
* Assurer la bonne collecte par les prestataires des papiers et cartons à recycler;
* Gérer le suivi des clés à café;
* Réaliser les mises à jour des plaques de porte;
* Missions polyvalentes en renfort de l'équipe;
* Participer à des groupes de travail sur l'élaboration et le suivi de process.
Vos connaissances :
Connaître le fonctionnement du Conseil Départemental et des services;
Connaître l'organigramme agents et Elus;
Connaitre les méthodes d'accueil.
Savoir-faire :
Accueillir du public avec amabilité;
Utiliser un standard téléphonique;
Appliquer les procédures;
S'adapter à une organisation polyvalente
Utiliser les outils bureautiques et/ou informatiques;
Savoir investiguer pour une bonne orientation des demandes;
Savoir gérer des situations conflictuelles;
Avoir des capacités rédactionnelles;
Apprécier l'urgence d'une situation/Savoir alerter sa hiérarchie de manière adaptée.
Savoir être :
Sens du service;
Discrétion professionnelle;
Force de proposition;
Esprit d'équipe.
* RTT
* CNAS
* Mutuelle/Prévoyance
* Prime annuelle
* Titres restaurant
* 25 CA
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