Gestionnaire de scolarité h/f

RESPONSABILITÉS :

Dans le cadre d'une suppléance, l'Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e gestionnaire de scolarité au sein de l'UFR Médecine, rattaché.e au pool de suppléance.
Le/la gestionnaire aura en charge les missions suivantes :
1. Organisation des examens facultaires et nationaux
· Participer à la gestion administrative au début et à la fin des épreuves.
· Assurer la distribution et la récupération des tablettes utilisées lors des examens.
· Procéder à la vérification de l'identité des étudiants et au suivi des feuilles d'émargement.
· Apporter un appui à l'organisation administrative des Examens Cliniques Objectifs et Structurés (ECOS), évaluations pratiques destinées à apprécier les compétences cliniques des étudiants en médecine à partir de mises en situation simulées.
2. Organisation des oraux d'admission en deuxième année des études de santé
· Participer à l'élaboration des plannings et à l'organisation des jurys.
· Assurer la mise en place logistique des épreuves (affichage, mise en place des sujets, répartition des étudiants en groupes).
· Préparer et envoyer les convocations aux candidats et aux membres de jury
· Veiller au bon déroulement des épreuves
3. Appui aux gestionnaires de scolarité
· Saisie des résultats d'examens sur le logiciel dédié
· Accueil des étudiants
· Suivi de dossiers administratifs
· Archivage
4. Organisation des jurys dispositif Passerelles (accès aux études de santé)
· Suivi de dossiers
· Envoi des convocations et des courriers d'admission et non admission
· Gestion des procès-verbaux

PROFIL RECHERCHÉ :

Compétences :
- Maîtrise de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la Recherche
- Maitrise de l'offre de formation de l'établissement
- Connaissance générale des techniques de secrétariats et/ou gestion administrative
- Connaissance générale des statuts, règlements et procédures relatives à la gestion de la scolarité
- Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires
- Connaître les circuits de circulation des documents entre les différents services et responsables
- Maîtrise de l'environnement bureautique et des outils informatiques de scolarité (APOGEE)
- Maîtrise des techniques de communication (courriers, téléphone, courriers électroniques...)
- Maîtrise des règles d'hygiène et de sécurité

Savoir-faire :
- Assurer la continuité du service public et garantir en permanence la qualité de l'accueil
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques (communication)
- S'approprier et utiliser un nouvel outil
- Concevoir et rédiger un document précis et rigoureux
- Etablir un planning
- Savoir coordonner ses activités et organiser son poste de travail
- Planifier son activité, gérer les priorités, respecter les délais
- Recueillir, traiter, communiquer et partager l'information
- Apprécier le niveau de confidentialité des informations
-Renseigner et suivre les tableaux de bord
- Savoir appliquer la réglementation et les procédures, diffuser les bonnes pratiques
- Savoir utiliser les techniques de classement et d'archivage
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électroniques, téléphones....)
- Trier, hiérarchiser et classer les informations

Savoir-être :
- Sens des contacts et des relations humaines, être à l'écoute
- Sens de la pédagogie, patience
- Bonne expression orale et écrite, maîtrise de l'orthographe
- Etre disponible
- Faire preuve de rigueur et de méthode
- Polyvalence et capacité d'adaptation (situations, nouvel outils...)
- Etre force de proposition
- Savoir travailler en autonomie tout en rendant compte au responsable du service
- Savoir prioriser les activités, gérer les délais
- Aptitude à travailler en équipe
- Capacité à gérer les conflits, à faire face aux situations d'urgence
- Discrétion et confidentialité
- Réactivité
- Diplomatie et maîtrise de soi

Type de recrutement
Poste de catégorie B
CDD à pourvoir du 01/04/2026 au 08/07/2026

Conditions salariales
• Rémunération selon expérience
• Participation à la protection sociale complémentaire

Date limite de réception des candidatures : 24 mars 2026