Responsable administration des ventes

A propos de l'entreprise :


Time2scale recherche, pour un de ses clients, une PME industrielle, un(e) Responsable ADV.


À propos du rôle :


Le responsable de l’Administration des Ventes intervient dans tous les aspects organisationnels et administratifs des opérations de vente. Il tient à la fois un rôle d’acteur et de superviseur. De la prévision commerciale aux livraisons en passant par la gestion des commandes, c’est à lui d’assurer le management et le bon fonctionnement de l’administration des ventes au sein du service commercial.


À propos du rôle


Commercial


* De gérer les différents moyens de communication (standard téléphonique, mails, Web…).
* En l’absence des chefs de projets, chargés d’affaires et technico-commerciaux de collecter toutes les informations nécessaires auprès des clients et des services internes de l’entreprise pour la bonne gestion des dossiers en cours ou futurs.
* D’établir et de gérer les dossiers commerciaux concernant les affaires en collaboration avec les chefs de projet concerné.
* D’assurer, en collaboration étroite avec le chef de projet, le suivi de la fiche projet pour les affaires spéciales.
* De coordonner les aspects administratifs, logistiques et communication des actions marketing (salons, brochures…) en lien avec le technico-commercial sédentaire.
* De saisir et de suivre les réclamations clients en lien avec le SAV, le Directeur des Ventes et la qualité.


Administratif


* D’enregistrer les dossiers d’affaires Ingénierie, groupes démarrage hors-standard et SAV et suivre ceux-ci (commande, accusé de réception, vérification factures, création factures export, relances clients etc...).
* En l’absence des chefs de projets, chargés d’affaires et technico-commerciaux de gérer les dossiers d’affaires groupes démarrage hors-standard et pièces de rechange et suivre ceux-ci (commande, accusé de réception, vérification factures, création factures export, relances clients etc...).
* De suivre les plannings de gestion (documents, livraisons …) des clients, notamment liés à la facturation, en lien avec les projets.
* De renseigner et de veiller à la bonne exécution des documents administratifs (devis, pro-forma, bon de commande, crédit documentaire, dossiers SFAC…).
* De rédiger des courriers administratifs et commerciaux.
* De gérer la logistique des affaires et commandes (emballage + transport).
* De piloter le planning SAV.
* De faire et de suivre les relances chaque semaine.
* De suivre les assistantes administratives, le cas échéant.
* Former, le cas échéant, les assistantes administratives à tous les aspects organisationnels et administratifs des opérations de vente.


Qualifications


* Formation supérieure reconnue niveau BAC + 2 minimum (communication, marketing, gestion administrative…).
* Expérience de 3 ans dans une fonction similaire.



Compétences requises


Forte culture PME.


Outils


* Logiciel informatique (Qualipro, PDM…)
* Maitrise d’un ERP (NAVISION, SAP, etc.)
* Pack Office Langues o Anglais à minima (lu, parlé et écrit)


Savoir-faire


* Gestion des priorités, organisation, planification et anticipation,
* Application et respect des procédures,
* Communication et gestion des interfaces,
* Capacité à synthétiser et reporter les informations.


Savoir-être


* Autonomie
* Communication
* Diplomatie
* Disponibilité
* Esprit d’équipe
* Force de proposition
* Pédagogie
* Polyvalence
* Réactivité
* Rigueur et précision