Vos missions en quelques mots Rattaché.e à l'autorité territoriale le.la responsable du secrétariat du Maire aura pour missions : d'assister la Maire et lui apporter une aide constante et réactive en lien avec le Cabinet -Piloter et coordonner l'activité du Secrétariat du Maire en assurant le management de l’équipe et l'organisation du service. -Veiller à la bonne déclinaison opérationnelle de l’agenda de la Maire en lien étroit avec la Cheffe de Cabinet -Assurer l’accueil physique et téléphonique (élus, cadres, administrations, administrés…). -Formaliser et transmettre les demandes du maire en direction des différents interlocuteurs. -Assurer le lien avec le secrétariat des élus, notamment dans la gestion des représentations ou dans le suivi des audiences -Garantir la bonne circulation des informations et un travail transversal avec l'ensemble des services municipaux. Supervision et coordination du travail des agents du service pour assurer la continuité des missions et répartir les charges de travail en fonction de l'actualité. -Gestion de la messagerie dédiée. -Prise de rendez-vous et suivi. -Gestion des invitations en lien étroit avec le Cabinet. -Mise en place et gestion de l'organisation et du suivi des réunions internes et externes : réservation de salle, invitations, comptes rendus de réunions. -Suivi du courrier adressé au Maire et des parapheurs en lien avec le Secrétariat général. -Organiser les déplacements du Maire -Préparer et centraliser les dossiers afférents aux réunions et aux rendez-vous, en lien avec la Direction générale des Services et/ou le Cabinet -Rédaction d'écrits utiles au bon fonctionnement du secrétariat du maire (prise de notes, compte rendu, courrier, note, rapport etc). -Gestion du planning des congés des agents. -Gestion des bases de données et répertoires -Gestion des fournitures courantes. -Classement et archivage des dossiers selon la procédure. Profil recherché Savoirs : -Connaissance de l’environnement territorial et des acteurs publics (cadre institutionnel, organisationnel et managérial des collectivités territoriales) à l’échelle locale, régionale et nationale. -Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité. -Capacité d’analyse rapide des demandes et d’évaluation des degrés d’urgence afin d’opérer un premier filtrage. -Capacité à renseigner ou à relayer, si nécessaire, vers l’interlocuteur compétent pour traiter la demande. -Capacité à créer des outils de suivi et être force de proposition en la matière. Savoir faire -Disposer d’une bonne expression orale et écrite. -Avoir un sens pointu de l’organisation. -Définir des priorités et gérer des urgences -S’adapter aux divers interlocuteurs -Superviser un agenda et les prises de rendez-vous. -Être à l’aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique. Savoir être -Bon relationnel et sens du contact, -Disponibilité, -Aisance rédactionnelle -Discrétion et respecter du devoir de réserve -Rigoureux, -Réactif, -Autonome, -Esprit d'initiative.
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