Missions principales Organisation budgétaire et financière : - Assister le Directeur dans le lien avec les directions des finances et de la commande publique, en coordonnant les demandes et projets de la direction ; - Coordonner la préparation et le suivi du budget de la direction en lien avec les services ; - Collecter, consolider et saisir les données budgétaires et suivre l’exécution des régies et budgets ; - Participer à la recherche et au suivi des subventions, superviser le montage et la notification des dossiers ; - Veiller aux implications financières des projets et apporter un support ponctuel aux services (bons de commande, traitement des factures). Organisation administrative et juridique : - Coordonner le suivi des marchés en cours et des délais de relance ; - Centraliser et suivre les délibérations et actes juridiques (contrats, conventions), en s’assurant de leur cohérence budgétaire et du respect des délais ; - Aider à la rédaction et à la formalisation des documents administratifs. Organisation de la vie professionnelle du Directeur : - Organiser l’agenda, les rendez-vous et les réunions en fonction des priorités ; - Préparer les dossiers et supports nécessaires aux rendez-vous et réunions ; - Coordonner le suivi des rétroplannings de la direction et des événements culturels. Suivi administratif de la direction : - Gérer le courrier administratif, les boîtes génériques et le suivi des doléances ; - Assurer la traçabilité et l’archivage des dossiers de la direction. Suivi des ressources humaines : - Élaborer, suivre et centraliser les tableaux de bord RH (absences, congés, formations, heures supplémentaires…) ; - Préparer et suivre les instances paritaires (CT, CHSCT) ; - Jouer un rôle d’interface et de conseil auprès des services sur les procédures RH. Suivi des projets et activités : - Coordonner le suivi des activités et statistiques en lien avec les unités transverses ; - Relire et valider les documents de communication avant diffusion ; - Participer à l’organisation et au bon déroulement des projets transversaux de la direction .
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