Impiegata/o amministrativo/a

Per studio di consulenza internazionale specializzato in proprietà intellettuale siamo alla ricerca di un/a

IMPIEGATA/O AMMINISTRATIVO/A
La risorsa, inserita in un team di 6 persone, supporterà nel ciclo attivo e nella gestione amministrativa.

per gestire la fatturazione, gli ordini, i clienti e i flussi economici in entrata, coordinando le attività

Mansioni Principali
• Gestione Ciclo Attivo: Emissione fatture attive, gestione anagrafiche clienti, monitoraggio pagamenti, preparazione report di vendita e incassi.
• Contabilità e Amministrazione: Inserimento registrazioni contabili (ciclo attivo), gestione scadenziario clienti, archiviazione documenti, supporto alla chiusura contabile.
• Gestione amministrativa legata alle pratiche brevettuali (es. scadenze rinnovi, comunicazioni, documentazione), interfacciandosi con consulenti e clienti.
• Supporto Generale: Collaborazione con la direzione, gestione corrispondenza, utilizzo di gestionali aziendali e strumenti informatici.

Requisiti richiesti:
- Diploma in Ragioneria o titolo equipollente.
- Conoscenza dei principi di contabilità generale e del ciclo attivo.
- Capacità organizzative e attenzione ai dettagli.
- Padronanza dei principali strumenti informatici, in particolare Excel.
- Buon livello di inglese (B2), soprattutto a livello scritto.

Cosa offriamo:
- Iniziale contratto a termine di 6 mesi, finalizzato alla stabilizzazione in azienda.
- Opportunità di crescita professionale in un ambiente dinamico.
- Formazione continua

RAL: 22-23 k (livello 4 CCNL Commercio)

Luogo di lavoro: Milano.

Orario di lavoro: dal lunedì al venerdì con orario 9:00 -18:00 o 8:30 -17:30

NAM Spa è un’Agenzia per il lavoro che opera su tutto il territorio nazionale. Con oltre 20 anni di esperienza nel settore delle risorse umane, i professionisti Nam sono accomunati da una stessa vision che si traduce in un modello operativo vincente, dove candidati, aziende e lavoratori “Cambiano le regole del gioco”: poche, semplici, ma imprescindibili, nell’interesse e nel rispetto di tutti i partecipanti.
Nam S.p.A. è autorizzata ad operare dal Ministero del Lavoro (Aut. Min. 25/11/2021 Reg. Provv. autorizzazione albo informatico R138).

L’offerta si intende rivolta a candidati ambosessi, nel rispetto del D.Lgs. n. 198/2006 e ss.mm.ii. e dei Decreti Legislativi n. 215 e n. 216 del 2003 sulle parità di trattamento.

La giornata tipica di un impiegato amministrativo inizia con la revisione delle email e delle comunicazioni ricevute, per assicurarsi di essere aggiornato su eventuali richieste o modifiche alle priorità. La mattinata è spesso dedicata alla gestione della contabilità quotidiana, che include la registrazione delle fatture, la verifica dei pagamenti e la riconciliazione dei conti. Durante la giornata, l'impiegato interagisce regolarmente con i membri del team finanziario per discutere di budget e previsioni, e collabora con altri dipartimenti per garantire che le procedure amministrative siano seguite correttamente. Le riunioni settimanali con il team sono comuni per discutere di progetti in corso e per risolvere eventuali problemi.

Le responsabilità principali includono la preparazione di report finanziari mensili, l'analisi delle spese e la gestione delle relazioni con i fornitori. Ad esempio, se un pagamento è in ritardo, l'impiegato deve contattare il fornitore per risolvere la questione, dimostrando capacità di problem-solving e decision-making.

Gli strumenti utilizzati quotidianamente includono software di contabilità come SAP o QuickBooks, fogli di calcolo Excel e piattaforme di gestione documentale.

Le sfide tipiche includono la gestione di scadenze strette e la risoluzione di discrepanze contabili. Tuttavia, queste situazioni offrono opportunità di crescita professionale e di acquisizione di nuove competenze, come l'ottimizzazione dei processi amministrativi e l'approfondimento delle conoscenze finanziarie. L'impiegato amministrativo è responsabile della gestione delle operazioni contabili quotidiane, che includono la registrazione delle transazioni finanziarie e la preparazione di report mensili. Un esempio di responsabilità in azione è la gestione delle fatture: l'impiegato deve assicurarsi che tutte le fatture siano registrate correttamente e che i pagamenti siano effettuati in tempo.

In caso di discrepanze nei conti, l'impiegato deve analizzare i dati, identificare la causa del problema e proporre soluzioni. Questo richiede un'attenta attenzione ai dettagli e la capacità di prendere decisioni informate.

Inoltre, l'impiegato collabora con altri dipartimenti per garantire che le procedure amministrative siano seguite correttamente e partecipa a riunioni settimanali per discutere di progetti in corso e risolvere eventuali problemi. Per svolgere efficacemente il ruolo di impiegato amministrativo, è essenziale avere una solida conoscenza della contabilità e delle pratiche amministrative. È richiesta esperienza nell'uso di software di contabilità come SAP o QuickBooks, oltre a competenze avanzate in Excel.

È importante avere eccellenti capacità organizzative e di gestione del tempo, poiché il ruolo richiede la gestione di più compiti contemporaneamente. La capacità di comunicare efficacemente con colleghi e fornitori è fondamentale, così come l'abilità di risolvere problemi in modo proattivo.

Un diploma in economia, finanza o un