Au sein de la Direction des Opérations de Gestion, le service back Office vient en support des gestionnaires de parc en externalisation. Ce service traite les amendes, les restitutions, les mises à disposition, la fiscalité. Au sein de ce service, le ou la gestionnaire administratif/tive a pour missions de :
Mission 1 : Gérer des cartes carburants
o Création, renouvellement, duplicata, opposition, expédition des cartes…
Mission 2 : Gérer des cartes vertes
o Au fil de l’eau, lors des mises à a route et en masse lors des campagnes de renouvellement annuelles
Mission 3 : Gérer les ventes
o De véhicules tous clients via nos partenaires : fixer la Valeur de revente minimale acceptée
Mission 4 : Gérer les demandes de duplicatas des cartes grises pour tous nos clients
o Suivi des dossiers cartes grises et bien remplir les tableaux.
Mission 5 : Envoyer les courriers administratifs et commander les vignettes CRIT’air
o Assurer un suivi et effectuer des relances
Mission 6 : FRE – Analyser les frais de restitution
o Réclamer les PV (Macadam, Dekra …), rapport d’expertise, facture loueur
o Assurer le suivi des réceptions de PV et faire les relances si besoin
o Monter le dossier complet et l'envoyer à la technique pour Analyses
o Assurer le suivi des infos et données sur le tableau pour permettre un bilan des économies préconisées
o Transférer le dossier au client avec le rapport d’analyse de FATEC
Mission 7 : PRE CONTROLE : anticiper les frais de restitution
o Informer les collaborateurs 2 mois avant la livraison de leur nouveau véhicule pour les inciter à prendre les rendez-vous avec les garages afin d’établir des devis
o Assurer le suivi de la réception du devis et des photos et transmettre le dossier pour analyse au service technique
o Le service technique nous transmet ses conclusions sur le bienfondé de réaliser les réparations ou pas et nous fait ses préconisations : réparation utile ; à quel coût, prise en charge assurance …
o Faire un retour au client pour prise de décision et à la suite donner
o Suivi des réparations avec le Client, Garage et Assurance
Mission 8 : Facturation
o Facturation manuelle des honoraires de gestion.
o Facturations diverses de fournisseurs
o Facturation des vignettes CRIT AIR.
o Facturation cartes grises, revente à l’acte
Mission 9 : Gestion des mises à disposition et restitutions
Lorsqu’un véhicule est livrable et arrive au garage :
o Commander les cartes carburant, vignettes Crit’air, cartes verte…
o Constituer la pochette conducteur
o Indiquer au collaborateur la marche à suivre pour prendre possession de son véhicule et restituer son véhicule précèdent
o Suivre et relancer si besoin pour obtenir les PV de livraison et de Restitution pour permettre la mise à jour de nos bases et permettre une facturation conforme auprès de nos clients
o Maintenir la base de connaissance commune à jour
Mission 10 : Gestion des sinistres
o Collecter et centraliser les éléments nécessaires à l’ouverture d’un dossier de sinistre
o Envoyer les éléments au courtier ou à l’assureur désigné par le client
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