Secrétaire juridique bilingue h / f

Gérer quotidiennement les e-mails, les appels téléphoniques, les renvois d'appel et la prise de messages ; Planifier et organiser les rendez-vous (gestion des agendas, organisation des réunions et conférences téléphoniques) ; Déplacements des membres de l'équipe, notamment le Partner à Genève (déplacements fréquents), gestion de la facturation avec les hôtels ; Prendre en charge l'impression, la numérisation, les photocopies de documents et la création de bibles ; Rédaction, relecture, correction et mise en forme de documents en français et en anglais (formatage avec styles spécifiques au département) ; Effectuer le classement et l'archivage des dossiers électroniques et physiques de l'équipe ; Commandes Infogreffe fréquentes, gestion de la refacturation Infogreffe ; Création de schémas visio ; Utilisation de Compare et DocuSign ; Double facturation (France / Genève) frais et débours ; Gestion d'une base de données stagiaires, prise de rendez-vous et suivi des entretiens ; Assurer l'ouverture de dossiers clients et la création de matters sur « Prébill Manager » ; Traduire et vérifier les descriptifs et l'envoi des factures aux clients ; Relancer et suivre les factures en collaboration avec l'équipe Billing ; Gérer et saisir des notes de Frais sur « Expert Expenses » ; Codifier des factures fournisseurs sur « Zeendoc » ; Suivre et imputer les courses taxis pour les avocats ;

Business développement : Actualiser la base de données contacts Interaction en gérant les contacts équipe, entrer les activités de Business Development ; Contribuer aux appels d'offres et à l'organisation d'événements.

Compétences requises : Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) ; Maîtrise des bases de données et outils de gestion des flux d'information (Expert, Interaction, NetDoc, Litera) ; Maîtrise des outils de télécommunication (téléphone, fax, copieur, etc.) ; Maîtrise d'e-Barreau (RPVA) ; Excellentes techniques d'expression orale et écrite ;

Langue : Anglais courant

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